トピックス
No.387【今年の出来事】-2005.12.28
更に読む...
 
Home arrow FAX情報 arrow No.0380~0409 arrow No.402【すごい成果がでる決め方のノウハウ】-2006.4.19
No.402【すごい成果がでる決め方のノウハウ】-2006.4.19 プリント メール
ユーザ評価: / 0
悪い良い 
2006/06/02 Friday 13:00:43 JST
No.402【すごい成果がでる決め方のノウハウ】-2006.4.19

 

どのような組織やチームでも、目標を決めたり、問題解決をするために、何か決め事をします。
個人でさえ、自己啓発や自分を変えるために“何か”を決めると思います。

しかし、決めてもなかなか成果が上がらないと嘆く人も多いでしょうね。
決めたことを着実に行動に移して、試行錯誤の中で、成果をあげている組織やチームはたくさんあります。
成果がでるチームと出ないチームはいったいどこが、あるいは何が違うのでしょうか。

成果がでないチームの場合

☆ リーダーシップが弱く、リーダー自身が決めたことを守らない
☆ 会議の進め方に問題があり、司会はほとんどリーダーの顔色を伺っているし、結局リーダーの独演会で終わる
☆ その場限りで無関心。会議室を出ると皆忘れている。議事録を見ることもない。
☆ 記録が無く、議題もあいまいで、マンネリ化している。皆が言いたい放題で、何も決まらないことが決定事項になっている

すごい成果が出るチームの場合

 会議のルールが明確
「毎回、事務局から事前に議題の提示があり、事前資料も配布されている。それに会議のルールが明確だからやりやすいよ。たとえば、会議の始まりと終わりの時間がはっきりしているから安心して会議に臨める。それに、皆がなんらかの形で発言するので充実感もあるし、新しい発見もある。それに会議中に携帯がかからないのが一番最高だね。会議に集中できるよ」
 司会者がプロフェッショナル
「うちの司会者は会議の運営についてよく勉強しているし、リーダーシップも発揮してルールの徹底はしっかりしている。声の大きい人が主導権を握っていた従来の会議と違い、皆が意見を言えるし、議事録も担当や期限が明確で抽象的な表現がないし、プロジェクターを使っているのでわかりやすい。」
 他部門へのリクエストができる
「今までの会議は自分のことが済むまでは緊張するが、終わってしまうと外の作業を内職していたけど、今は、そんなことをしている時間がもったいないくらい充実しているよ。
何でかって? 自分の仕事を遂行する上で他部門のメンバーの力を借りなければできないことってとても多いけど、なかなかうまく行かなかった。でも今は、他部門のメンバーに依頼事項をリクエストできる。それも期限と成果まで。もちろん、自分がリクエストされることもあるから、会議に集中していないと、話についてゆけないからね。」
 問題解決に集中する
「今までは、なぜできなかったかとできない理由を求められるから、何か攻められているような気分でブルーになってしまっていた。でも、今は、『どうしたらそれが解決できるか』と聞かれるので、前向きに考えることができるし、自分の力だけでは難しい場合は、リクエストもできるから、とてもハッピーだし楽しい。仕事は楽しくないとね。」
 定期的なチェックで進捗を数値化する
「議事録をチェックすると、いつも言い訳と他人を責めることに時間を費やしてしまい、ぜんぜん面白くない。停滞感があると、気持ちも前に行かない。そこで、毎朝、10分進捗をチェックするようになった。予定より進んでいれば、-1日とか-2日と表示して、予定より遅れていれば、+3日とか表示する。すると、予定よりも進んでいる場合は、そのアクションプランに関連するアクションプランもスピードアップしないと全体的な前倒し達成ができないことがすぐにわかる。
逆に、遅れている場合は、リクエストを出したり、サポートしたりすることができるので、期限が来てから『できませんでした』なんてことが無くなった。やはり、進捗を%で表示するだけでは見えなかったものが○日とするだけで見えてくるから不思議だ」

すごい成果がでる決定事項のノウハウ

私はここ最近(約10年間ほど)、毎年のように会議のやり方を改善している。
会議の基本は次の3点に尽きる。
○ 会して議する・・・会議
○ 議して決する・・・議決
 決して行う・・・・決行

『会する』ことがスタートです。
そのときにいやいや参加している状態から、喜び勇んで参加している状態に持ってゆきます。
自分の言いたい事を言える。自分の発言を皆が一所懸命に聞いてくれる。自分の提案が採用される。飲み物や茶菓に気配りがあり、心地よい空間がある。
このような環境を整えることが大事です。

次に大事なことが『議する』ことです。
議論すると自分の主張を押し通そうとするので、どうしてもそこに感情が入ってしまい、議論か口論か喧嘩か区別がつかなくなり、会社を辞めるか上司の意見に従うかの2者択一的な感じになってしまいます。
それにもっと重要なことで、『いえない問題を発言できる』環境づくりが需要です。
『いえない問題』それこそがうまく行かない本質であり、根っこなのです。これが改善されない限り、チームとしてはうまく行きません。
そこで、登場するのが、ポストイットを使ったカード式議論です。言いたい事をカード1枚につき、1件だけ箇条書きで記入するのです。
全員が書き終わった段階で、時計回りに、一人1枚ずつ発表するのです。手持ちカードがなくなるまでまわしますから、5周前後回ります。
こうすると、発表者以外は聞くことに集中できるし、発表者は自分の意見を誰に邪魔されること無く感情的にならずに発表できます。

次に『決する』です。
決めるポイントは「何を」「だれが」「いつまでに」「どれぐらい(成果目標)」やるかを具体的に決めることです。
そして、それを実現するためにはだれにヘルプしてもらうかをリクエストするのです。リクエストされた人はYES、NOを明確にします。納得づくで、できれば喜んでYESといわせるようにリクエストするのがリクエストする人の人間性と知恵です。
後はまず『行う』ことです。必ず次の大きな課題にめぐり合います。それが成功の入り口です。

最終更新日 ( 2018/03/19 Monday 09:32:13 JST )
 
(C)2005 建設業経営コンサルタント 目加田経営事務所 組織活性化、売上げ向上、コストダウン、ISO取得支援、ビジョン策定のお手伝い 沖縄 大阪 京都. Powered by Mambo. Designed by MamboTheme - Mambo professional templates!