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124号-内部監査のレベルアップはチェックリストの改善から-2013.10.18 プリント メール
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2013/10/18 Friday 12:53:29 JST

経営に役立つISOシリーズ 124号 根橋弘行

-内部監査のレベルアップはチェックリストの改善から-

食品製造業A社は、ISO9001の認証取得以来、2回目の更新審査を迎えました。管理責任者が審査を受けています。

審 査 員:2回目の更新審査を迎えましたが、ISOの運用状況は如何でしょうか?

管理責任者:ISOは定着してきました。決めたことは確実に実施できるようになってきてクレームの減少にもつながっていると思います。ISOの効果ですね。

審 査 員:それは良かったです。

管理責任者:しかし、次に何をしていけば良いか、今悩んでいます。このまま行くとマンネリになってしまいかねません。

審 査 員:ISOはレベルアップしていかなくてはならないですからね。「継続的改善」をいかに進めるかです。

管理責任者:どのように進めていけば良いでしょうか?

審 査 員:「継続的改善」を進めていくポイントは、8章の「測定、分析及び改善」の各項目を上手く機能させていくことです。特に内部監査は重要ですから、しっかり取り組んで頂きたいです。

管理責任者:内部監査は今のところは、最初に教えてもらったことを繰り返しているだけで、最近では「問題ありませんでした」という報告が上がってくるだけです。どのように取り組んでいけば良いでしょう。

審 査 員:先ずは内部監査のチェックリストを改善していってはどうでしょうか。内部監査は最初に教えてもらったことを繰り返しているとのことですから、おそらく内部監査のチェックリストも当初のものを今も使っているのではないですか?チェックリストが変われば、監査で聞くことも進歩していきます。

管理責任者:たしかにずっと同じチェックリストを使っています。

審 査 員:チェックリストのひな型を見せて頂くと、「○○はやってますか?」、「それでは、実施した記録を見せて下さい」という内容になっていますね。ISOに取り組んだ当初はISOの理解も十分でなく、その実行も確実ではなかったので、実行していますか、と確認することが重要でした。しかし、もうそのレベルではないですよね。

管理責任者:どのように変えていったらよいでしょう?

審 査 員:各部門の審査をしていると、実行しているけれど、何のために行っているか不明確な事が色々ありました。皆さんの答えは「ISOの規格で要求されているから」でしたが、ISOで要求しているから実行しているのでは、職場は良くなりません。各部門が効率的に仕事ができたり、ミスのない仕事ができるためにISOは機能しなければなりません。そこで、内部監査の内容を、「やっているか?」の確認ではなく、「効果的にやっているか?」、「何のためにそれをやっているか?」ということを確認するように変えていったらどうでしょうか。もし「ISOでやらなければならないからやっている」とか「よく分からないけれどやっている」という答えが出てきたら、それが改善ポイントです。そこを見直していくことでISOをレベルアップすることができるはずです

管理責任者:具体的には、どうすれば良いのですか?

審 査 員:内部監査を実施する時には、先ず今回の重点を決めて下さい。全体を確認することは、導入時にやっていると思います。更新審査も2回目になる御社では、重点主義の内部監査を実施しなければ効果の出る、深い内部監査は実施できません。例えば、「顧客の要求で分量などの規格が変わったことがパートまで周知徹底ができておらず、ミスが多発している。どうやら文書管理の仕組みが上手く機能していない」という問題意識があるとすれば、「文書管理を今回の内部監査で重点的に監査すること」を管理責任者から内部監査員に指示するのです。

管理責任者:なるほど、そうすると内部監査員は「内部監査計画書」に「今回の内部監査の重点は文書管理の状況を確認し、改善の必要があるか確認する」ことと記入するのですね。

審 査 員:そうです。そして、内部監査員は「審査チェックリスト」の文書管理のところに、「規格変更にタイムリーに対応して、パートまで徹底できる文書管理の仕組みになっているか(目的にあった仕組みになっているか)」を確認項目として追加して内部監査を実施するのです。

管理責任者:会社の問題意識を内部監査のテーマとしてつなげて具体的に確認する訳ですね。

審 査 員:はい。併せて、内部監査員に対しては、「ISOは決めた通りやったらOK」ではなく、「目的に合ったやり方で行って効果を出していなければならない」、ということを教育して下さい。先に例で話したように、文書管理でしたら、規格変更の情報が正確に伝わり、ミスがないやり方になっているか、を確認することであるということを内部監査員に理解させて頂きたいのです。

管理責任者:早速取り組んでみます。

内部監査がISO導入当初から変わっておらず、マンネリになっている事例が散見されます。チェックリストを見直し、内部監査のレベルアップを図りましょう。

 

以上

最終更新日 ( 2013/10/18 Friday 12:53:58 JST )
 
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