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113号-8章の内部監査をしっかり行いましょう- プリント メール
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2012/11/09 Friday 11:14:39 JST

経営に役立つISOシリーズ 113号-8章の内部監査をしっかり行いましょう-

食品製造業A社は、ISO9001の認証取得以来、2回目の更新審査を迎えました。管理責任者がインタビューを受けています。

審 査 員:
社長インタビューでは、ISOの運用は軌道に乗ってきたというお話をお聞きしました。その半面、少しマンネリ気味のところもあるので、新しいステップに進んでいかなくてはならない、という話もありました。

管理責任者:
そうです。決めたことをしっかりやらなければならないという意識は定着してきたと思います。これから先が重要だと社長から言われています。

審 査 員:ISOの取り組みについて特に何が課題だと思いますか?

管理責任者:
ISO導入の一番の目的は「PDCAを回せる会社にしたい」ということでした。しかし、これについてはまだ十分ではありません。言いっ放し、やりっ放し、でチェックが上手く出来ていないことが多々あります。

審 査 員:
なるほど、PDCAを回していくことについてはISOが大いに役立つはずですがまだ十分ではないのですね。内部監査では、運用状況をしっかり確認できていますか?

管理責任者:最近行った内部監査では、不適合が3件指摘されていました。

審 査 員:内容は、どのようなものでしたか?

管理責任者:
取引先の評価の記録の不備、取引先台帳の登録漏れ、それから計量器の管理の不備でした。

審 査 員:
業務上重要なところをしっかり監査している様ですね。8章の項目についてはどうでしたか?

管理責任者:
あまり時間はさけていないのですが、最終検査について決めた通りの検査が実施できているか、記録は徹底されているかを確認しました。8章については記録の要求をされている項目について確実にチェックするようにしています。

審 査 員:
そうですか。PDCAのチェック、アクションについては8章に従って実施しますから、8章が上手く機能するかどうかで決まってくるのです。そういう意味で、PDCAを上手く回す仕組みになっているかを見るために8章の内部監査をしっかり行って頂きたいのです。

管理責任者:
なるほど、分かりました。内部監査員にはやり方を変えてもらわないといけないですね。

審 査 員:
そうです。「今のやり方でチェック機能は十分か」という観点で監査を実施して下さい。そのために、次の内部監査では8章に時間を十分に取って下さい。

管理責任者:分かりました。

ISOの運用期間が長くなり、マンネリに陥る企業は散見されます。その原因の一つは改善活動が機能していない事によります。PDCAが回らない事で、ISOが機能しない状態です。今回は8章に着目した内部監査でISOを活かす方法を提案します。

ご提案1 8章に重点をおいた内部監査を計画しましょう
 ISOの運用期間が短い時期には、「決められたことが実施されているか」、「記録がしっかり実施され、保管されているか」を確認することに時間を割いて内部監査を実施することが重要です。しかし、そのレベルをクリアーできた時期には内部監査では「不適合ゼロ」のマンネリ時期に突入します。そこで内部監査の重点をPCDAのチェック、アクションが機能しているかに置くことが大切です。そのために内部監査では8章の時間を十分とるように計画しましょう。

提案2 「8.2.3プロセスの監視及び測定」を具体化しましょう
  
8章の内部監査では、特に「8.2.3プロセスの監視及び測定」に焦点を当てて内部監査を実施しましょう。各部門の業務でチェックポイントが明確になっているか、何時、誰が、チェックするのか、その時の判断基準は何かが具体的になっているか、それが業務の目的を達するために十分な内容かを確認しましょう。そしてそれが実施されているかの確認です。不十分なところを発見することがPDCAを回す第一歩になります。

まとめ
 8.2.3プロセスの監視及び測定」は文書化を要求されていないために仕組み作りが不十分のまま放置されている可能性があります。業務のチェックを上手く機能させるために内部監査で確認をしましょう。

以上

 

根橋 弘行

 

最終更新日 ( 2012/11/21 Wednesday 14:15:08 JST )
 
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