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110号-内部監査の目的を明確にしましょう- プリント メール
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2012/08/10 Friday 09:43:38 JST

経営に役立つISOシリーズ 110号-内部監査の目的を明確にしましょう

 

製造業A社は、ISO9001の認証取得以来、2回目の更新審査を迎えました。管理責任者がインタビューを受けています。

審 査 員:直近で実施された内部監査の結果はどうだったでしょうか?

審 査 員:直近で実施された内部監査の結果はどうだったでしょうか?

管理責任者:不適合なしで、観察事項が2件ありました。

審 査 員:観察事項はどのような内容でしたか?

管理責任者:1件は外部文書の管理についてもう少し確実にやるべきというものでもう1件は設備台帳の記録の仕方の不備についてです。

審 査 員:なるほど、2件とも文書管理に関するものですね。それで、内部監査の目的は達しましたか?

管理責任者:内部監査の目的ですか?特には決めていません。規格にも要求されていないと思いますが。

審 査 員:確かに規格では要求されていませんから、明確にしていないからと言って不適合ではありません。しかし、内部監査というのは管理のためのツールですから「何をどうしたい」という目的がなければ上手く機能しません。そういう意味で目的は何か決めることが重要です。管理責任者:内部監査はISO9001の仕組みをチェックするのが目的と決まっていると思ってきました。

審 査 員:その通りです。そしてISO9001の仕組みの中でも具体的にどのような項目をチェックするかを決めないと、内部監査は実施できないのではないでしょうか。

管理責任者:なるほど意味が少し分かりました。私たちのやり方では、目的が大まか過ぎて監査で必要なことが確認できていない可能性がありますね。

審 査 員:その通りです。皆様にとって時間は貴重な経営資源ですので、内部監査に投入される時間を有効に使っていかなくてはなりません。

管理責任者: 内部監査の目的を決める方法というのはあるのですか?

審 査 員:色々なやり方が考えられます。例えば、冒頭の社長インタビューでは、「製造原価を下げて競争力をつけたい」とおっしゃっていました。その社長の要望を実現するためにムダ・ムラ・ムリを見つける、というのも目的になり得ます。また、クレームや不適合が出ているようですので、それの減少の為のために行うというのも御社では目的になる可能性がありますね。

管理責任者:社内に目的は沢山転がっているのですね。

審 査 員:そうです。そしてその中で今回の監査の目的は何かを管理責任者が決めなければなりません。次回は何に取り組むかを社長と御相談して決めて行って欲しいと思います。

管理責任者:分かりました。来年は少しやり方を変えてみたいと思います。

内部監査を規定通り実施すれば、外部審査で不適合が指摘されることはありません。しかし、忙しい中せっかく実施する内部監査は効果を出さなければ意味がありません。今回は内部監査の効果を出すために目的を明確にする方法を提案します。

ご提案1 内部監査の目的を管理責任者が決めましょう
 内部監査では、内部監査員を決定した後は「内部監査員任せ」という企業が散見されます。しかし、内部監査を効果的に実施して結果を社長に報告する責任は管理責任者にあります。
管理責任者は、「今回の内部監査の目的は○○」と明確に打ち出しましょう。内部監査員がしっかりと理解した上で内部監査を実施するためにも「内部監査計画書」に「監査の目的」を具体的に明記することを提案します。

ご提案2 内部監査の目的を決めるための仕組みを作りましょう
 内部監査の目的を決める方法は色々ありますが、例えば下記の方法があります。自社の状況にあった仕組みをつくりましょう。
  ・クレームや不適合に着目して、その問題を減少させることを目的とする
  ・過去の内部監査、外部審査での指摘された問題を解決することを目的とする
  ・現在問題になっている経営課題について社長と相談し目的に設定する
(例えば、市場競争に勝つためのコストダウン、歩留まり率の向上、うっかりミスの根本的な解決など)

まとめ
 同じことを繰り返す内部監査では会社の向上には役立ちませんし、社員のモラルダウンにもつながります。内部監査を一歩一歩前進させていきましょう。限られた時間で優先順位を明確にして取り組みましょう。

以上

根橋弘行
最終更新日 ( 2012/08/10 Friday 09:46:15 JST )
 
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