トピックス
No.385【ラーメン店に学ぶ「貧すれば鈍す」】-2005.12.14
更に読む...
 
Home arrow 経営に役立つISOシリーズ arrow 98号-日報を活かして業務の進捗管理を徹底する-
98号-日報を活かして業務の進捗管理を徹底する- プリント メール
ユーザ評価: / 0
悪い良い 
2011/10/25 Tuesday 14:05:10 JST

98号-日報を活かして業務の進捗管理を徹底する-

建設業A社は、ISO9001の認証取得以来、初めての定期審査(サーベイランス審査)を迎えました。社長がインタビューを受けています。

****************************************

審査員:この1年のISOの運用状況をどのように評価していますか?

社 長:当社は民間の建築が中心ですので、お客様満足を高めることが一番の営業だと思い、ISOに取り組んでいます。まだまだ、本格的に成果が出るのはこれからだと思いますが、お客様の声を聞くためにアンケートを行っていますので成果は今後見えてくると思います。

審査員:アンケートの結果に対して打った手の成果については今後の審査で確認しましょう。ところで、社長は仕事がやり易くなってきていますか?

社 長:ISOに取り組んでですか?そう変化はないと思います。

審査員:それでは、もう少しISOを活用できるよう仕組みを見直す必要があるかも知れませんね。例えば、毎日の社員の動きがどのようになっているかを社長はどのように掴んでいますか?

社 長:例えば営業部ですと、月2回の営業会議と毎日の日報が状況を把握する方法になります。営業会議では、営業の引合い状況、引合いに対する対応状況、見積状況、受注状況の報告を受けています。日報は正直言ってあまり活用できていません。

審査員:営業担当者の業務の進捗状況を見る時、皆様は何を重視していますか。

社 長:先ず、訪問件数、見積提出金額、見積提出件数、受注件数、受注金額ですね。これらの数字が見えてくると先行きの業績も大体見えてきます。

審査員:それらの項目には基準の数字はあるのですか?

社 長:今年度はこれぐらいの行動量を確保しよう、ということで決めてあります。しかし、まだまだ徹底不足で行動量は昨年とそう変わらないのが実情です。

審査員:それでしたら、日報に行動量の基準を明記し、実際の行動結果との差を自分で確認できるようにしても良いかも知れませんね。そうすることで営業担当者もいつも見て意識するようになりますから会社の方針の徹底の一つの方法となるでしょう。意識の高い営業担当者は、営業の成果につながるプロセスの管理をしっかり行おうという考え方を持ってもらえると思います。これは、ISOの「プロエスの監視及び測定」というツールです。

社 長:それはいいですね。すぐに取り入れてみます。

****************************************

各担当や部門の重要業務の進捗状況や会社の重要課題について、社員の意識が高まらないとか、実施状況が当事者だけしか分からないなどの声を聞きます。今回は、仕事の進み具合を「見える化」し、社員の意識を高めるための「プロセスの監視及び測定」を検討します。

提案1 日報で会社や部門の重点行動項目を報告しましょう
会社や部門の経営において、キーポイントとなる項目を明確にして毎日の行動に反映されるように、日報の報告項目に組入れましょう。そうすることで、常に意識して行動するリズムが作れます。
そして、その結果について部門や会社全体としてどのように進んでいるかを確認することで、全社一体となった意識づくりが行えます。沢山決めてポイントがぼやけるのではなく、絞り込んでいきましょう。途中で、変更する必要があれば変更することも必要です。

提案2 重点行動項目は数値化しましょう
 毎月、毎週、毎月の結果と達成状況を担当者自身が明確に把握できるように、重点行動項目は数値化するよう工夫しましょう。
 実績の確認をしっかり行い、基準に達しないなどの問題が見えてきた時には、その対策を検討し、次回に成果を確認することでPDCAを回すことができます。

まとめ
 日報が形骸化しているとか、上司が活用できていないという声を良く聞きますが、毎日の社員の活動には沢山の顧客満足度向上や業績向上のヒントが隠れています。業務プロセスの進捗状況を確認するという観点から日報を活用しましょう

                                   以上

8月 経営に役立つISOシリーズ 98号.pdf

最終更新日 ( 2011/10/25 Tuesday 14:40:02 JST )
 
(C)2005 建設業経営コンサルタント 目加田経営事務所 組織活性化、売上げ向上、コストダウン、ISO取得支援、ビジョン策定のお手伝い 沖縄 大阪 京都. Powered by Mambo. Designed by MamboTheme - Mambo professional templates!