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94号-ISOの簡素化、スピードアップ- プリント メール
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2011/04/08 Friday 15:17:14 JST

経営に役立つISOシリーズ 94号-ISOの簡素化、スピードアップ-

 

食品製造業A社は、ISO9001の認証取得以来3回目の更新審査を迎えました。審査の最初に社長がインタビューを受けています。

審 査 員:昨年、一昨年の審査では不適合は指摘されていませんね。しっかりISOに取り組んでおられる結果だと思いますが、いかがでしょうか。

社   長:そうですね。皆で勉強を重ねながらやっています。

審 査 員:推奨事項として毎回、コメントを残していますが、これらについても確実に取り組んで頂いているので、毎年レベルアップしておられるのが分かり大いに評価できます。

社   長:ありがとうございます。しかし、私としては、まどろっこしいこともあり、悩んでいます。

審 査 員:どういう点が「まどろっこしい」のでしょうか?

社   長:当社では、月1回の全体会議と週1回の幹部会議が定期的な会議システムとしてあり、私も出席しています。その中でタイムリーなアクションが起こせるように指示を出しています。そうしなければ、手遅れになってしまう事があるからです。そういう経営をしているとISOと経営がまずますかい離していってしまうと思うのです。年1回のマネジメントレビューまでは待っておれないことがあり、その決定を半年後に記録に残すというのは手間だけかかる作業のように感じます。

審 査 員:なるほど。おっしゃることは良く分かります。ISOと経営が別物になること

は良くないですから、工夫が必要ですね。

社   長:そうです。ISOの良いところはPDCAが回り、言いっぱなし、やりっぱなしではなく、検証がしっかりできることだと思っていますので、その長所を生かしながらも、形式的なISOにはならないようにしたいと思っています。

審 査 員:形式的なISOにしないためには、貴社の経営管理の方法をベースにISOを運用することが良いでしょうね。例えば、経営環境の変化に対応して行う臨時のマネジメントレビューは、社長指示を全社に伝達するためと次回会議で実行結果を検証するために会議議事録を残すはずですから、その議事録を臨時マネジメントレビューの記録として保管すればようでしょう。シンプルに考えて行きましょう。

社   長:なるほど、記録の方法について検討してみます。ありがとうございます。

ISOは手間がかかりすぎる。素早く実行して変化を起こしていきたいのに、ISOは記録を求めているのでスピードアップが起こらない。などのISOの問題に関する声を聞きます。しかしISOはご存知のように、記録を作成するのが目的ではなく、PDCAを確実に回すために必要最低限の記録を残す仕組みです。今回はISOの簡素化、スピードアップの方法を検討します。

1.ご提案:簡素化の為に定例会議の議事録を活用しましょう

  マネジメントレビュー、製品要求事項のレビュー、設計・開発のレビュー、検証、妥当性確認等々の記録は、ISOで決めた様式ではなく、極力議事録に記録することを検討しましょう。そうすることで、ISOと経営とのかい離をなくし、ISOのための記録の作成という作業がなくなります。

2.ご提案:議事録フォームをデザインしましょう

会議の都度、ISOに関する記録を議事録に確実に残すためには、あらかじめ議事録フォームに記録すべきISOに関する項目(例えば、マネジメントレビューのアウトプットとして、設備に関する指示など)を設定しておくことが役立ちます。そうすることで、経営管理とISOの関連が意識され、記録漏れも防げます。

まとめ

 ISOのための経営管理ではなく、経営管理のためのISOであることを理解して、自社の経営管理システムの中でISOを運用する方法を検討しましょう。そうすることで、「ISOはまどろっこしい」という社内の誤解はなくすことができるでしょう。
                                      以上

4月 経営に役立つISOシリーズ 94号.pdf

最終更新日 ( 2011/10/25 Tuesday 14:44:12 JST )
 
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