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No.383【今時のイギリス】-2005.11.30
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82号-品質と環境の統合マニュアル化を進めましょう- プリント メール
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2010/04/09 Friday 10:14:16 JST
82号-品質と環境の統合マニュアル化を進めましょう-

 

今回は前回3月のISOシリーズ81号(建設業A社の事例)の続きです。

前回、A社はISO9001を3年間運用してきており、ISO9001の1回目の更新審査に合わせてISO14001の初回審査(認証登録のための審査)を同時に受けました。今回はその1年後の審査の場面です。

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審 査 員:
昨年、ISO14001の認証取得をし、2つのISOの運用をスタートされました。その後、システム上の変更はありましたか?

管理責任者:
審査員の先生より、2つのシステムを別個の動かしているのでは、会社のシステムとして不十分なので、2つのシステムの統合を勧められました。

審 査 員:
そうでしたね。それでどうなりました。

管理責任者:
社長と相談して、会社の改善システムやリスクマネジメントシステムとして活用するために統合化をできるだけ進めていこう、と決めました。

審 査 員:
それは素晴らしい。どこまで進めましたか?

管理責任者:
方針、文書管理、記録管理、内部監査の規定の文書を統合しました。それから、内部監査とマネジメントレビューの実施についても統合して実施しました。

審 査 員:
昨年は、別々のシステムで運用し、今年は統合したシステムで運用してきた訳ですが、どんな違いがありましたか?

管理責任者:
文書類の統合を進めた結果、文書類のページ数が減少しましたので、社員にとっては使いやすくなったと思います。文書のページが多いのは読もうという気も起こりにくかったようなので、ISOが身近なものとなっただけでも効果はありました。

審 査 員:
それは良かったですね。

管理責任者:
それから、内部監査とマネジメントレビューを統合化して行うと、会社を全体的にチェックすることが出来るようになった、会社の状況をより明確につかめるようになった、と社長が評価してくれています。
1つの規格の観点でチェックするよりも2つの規格の観点でチェックする方が相乗効果で、色々な改善点に気づくことができたと感じています。

審 査 員:
良い運用ができていますね。それでは、逆に課題は何でしょうか?

管理責任者:
品質マニュアルと環境マニュアルはまだ統合していないのですが、社内からは、「マニュアルを2つ持つのは面倒である」とか、「これは品質マニュアル見て、あれは環境マニュアルを見る、というのは運用がしにくい」という声が出ています。私もこの2つのマニュアルは統合した方が良いと思うのですが、これをどのように編集すればよいかで思いあぐねています。規格の項目も完全に共通化されているわけではないですので。しかし、来年の審査までにはなんとかマニュアルの統合化を進めていきます。

審 査 員:それでは、
来年の審査を楽しみにしています。

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ISO9001とISO14001の統合化を進めていく上で、方針や規定類の統合、内部監査やマネジメントレビューの統合実施は比較的進めやすく、効果もすぐ実感できます。しかし、品質マニュアルと環境マニュアルの統合は編集作業の難しさがあります。今回は統合マニュアル作成を検討します。

提案1 統合マニュアルはPDCAでまとめましょう
ISO9001とISO14001の共通のコンセプトはPDCAシステムです。両規格とも扱うテーマは違ってもPDCAシステムとして出来上がっていますので、PDCAで2つのマニュアルの項目を整理していくと1つのシステムとしてまとめることができます。

提案2 用語をしっかり定義しましょう
ISO9001とISO14001の2つの規格で使用されている用語は違います。考え方は同じでも用語が違う2つの規格を統合化する時に、「わが社ではこう表現する」としっかり決めていく必要があります。
例えば、品質方針と環境方針を統合するときに、「品質・環境統合方針」と定義するなどです。

まとめ
運用しながら修正を加えていけば良いので、最初から完璧を目指さず統合マニュアルの編集に取り組んでみましょう。統合マニュアルにISO9001、ISO14001、統合マニュアルの対比表を準備しておくことで社員や外部審査員にも理解しやすくなりますし、再度編集するときにも作業がしやすくなります。

                                                 以上

4月経営に役立つISOシリーズ 82号.pdf

最終更新日 ( 2011/10/25 Tuesday 13:08:02 JST )
 
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