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No.387【今年の出来事】-2005.12.28
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2010.01~全員参加型会議で議論し、行動に移す! プリント メール
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2010/02/05 Friday 11:37:27 JST
2010.01~全員参加型会議で議論し、行動に移す!

 

卸業を営むA社(社員20名)のG社長は最近、社内の変化を感じていました。以前は社員自ら業務改善を提案したり、問題解決に取組んだりする事ができず、問題や課題が本質的に解決されず、放置されている状況でした。G社長はその原因をお互いがコミュニケーションを十分にとっていない、または足りていない、と感じていました。これを解決しようと、個人で行動する事が多かったこれまでの社風を全員でコミュニケーションをとりながら、協力しあえるようチームで動く事に取組み始めたのです。今回はA社で実際に改善された「整理整頓」のケースを事例に考えていきます。

A社では「各営業マンが抱える個人在庫が整理整頓されていない」事が長年の問題としてありました。お客様から受ける特別な商品の在庫は各担当営業に任せているので簡単に廃棄したり、移動したりする事ができなかったため、会社としては、整理整頓も各営業マンにゆだねていました。しかし、実際には、手がつけられずにそのまま放置されていました。それがチーム制に変えて数ヶ月後、それまで解決されなかった山の様に積まれた個人在庫が、ものの見事に整理され始めたのです。

取引先・I氏:
G社長、失礼ですが、最近、御社の倉庫は大分整頓されてきているように感じるんですが・・」

G社長:
「わかりますか?恥ずかしながら、ようやく、と感じています。」

I氏:
「うらやましいですね。以前と比べ、社内の雰囲気も明るくなっているようですが・・・、何か社内に変化があったんでしょうか?」

G社長:
「うーん。そうですね、社員の思う問題点やそれに対する意見が実際に反映されは  じめているからだと思います。以前は改善点を提案したとしても、結局、そのまま何も変わらず立ち消えになっていたものが、実際に行動に移され、変化し始めているんです。」

I氏:
「そうですか。以前はその自由に議論する事がなく、今は出来てきていると感じられるわけですね。その変化の理由は何でしょうか。」

G社長:
「チーム制を導入した事だと思います。例えば、チーム制を始める以前は、今のように会議で言いたいこと言う雰囲気ではなかったですね。返答を求められたらときのみ、返事をする、という雰囲気でした。また現場では、例えば、先ほどの整理整頓の件では、他部門の社員が営業マンの個人在庫の整理整頓に、改善の提案や問題点に関する意見を直接その人に伝えたとしても、その営業マンは自分へのクレームとして捉え反発し、やらなくてはならないと理解していても整理は行わない事がほとんどでした。これは会社としてもその改善提案をサポートせず、放置していたことが原因でした。そのうちに、言うほうは言うだけ無駄と感じ、言われるほうはやらなくても問題にはならないと、適当に返事を返すのみで、真剣に意見を交す事はなくなり、問題は解決されないまま残されてしまっていました。」

 I氏:
「なるほど。それで現在はどのように進めているのですか?」

G社長:
「そうですね、先ほどの例でいえば、個人在庫の整理整頓に関しては会社として取り組む事にしました。具体的には整理整頓というテーマに取組む営業チーム(6,7名のグループ)を立ち上げました。同時に全社員を幾つかのチーム、商品管理チーム、総務チームなどの業務別に組ませました。次に整理整頓に関して営業チームとそれ以外のチームの意見を議論させ、検討し、実行に移すやり方に変更しました。その他のチームの別テーマについても同様に行いました。」

I氏:
「なるほど、担当チームが他のチームの意見受け止め、メンバー全員で考え、問題解決に向けて具体的行動を起こす事で改善の方向へと向かっていったのですね。」

G社長:「はい、おかげで良い結果がでていると感じています。」

今回、A社が行った事のポイントはチームを利用する事で日々の業務改善の意見を受け止め反映させ、行動に移す体制作りです。これまでの「個人」が中心となっていたものを「仲間と取組む」方法に変えてみたことが、改善のきっかけとなったのです。チーム制にする事で得たメリットは以下の点です。

・チームに対して意見を言えるので意見が出てきた(個人への意見だと個人攻撃になりやすい為、意見は出てこなくなっていた)

・部門制と違い、通常は深く話せない部門以外のメンバーをチームに加える事で、違った側面からの意見を取り入れられる、変化を加える事が でき、緊張感が生まれる

・具体案を実行する場合、チームとして手伝う仲間がいる為、一人で受け、行うより、行動を起こすのが早く、具体的に進む

・チームとして取組むと、そのプロセス、結果をメンバーと共有できるため、仲間意識、一体感がでる、また他のチームと、取り組んだ結果を共有し、お互いに認めあう事が励みになり、次のアクションに繋がる

社員にとって改善提案が、議論にあがるのと、そうでないのとは本人のやる気に大きく左右します。また、きちんと意見として受け止められ行動に反映されると業務に対する社員の参画意識も高くなります。そのためには社内の意見がきちんと吸い上げられ、吸い上げられた意見に対する受け皿、受けたモノが具体化的に議論、実行される仕組みづくりが必要です。

具体的行動提案:「全社員参加型会議で議論し、行動に移す!」 
(1)   全社員が集まる会議を行い、営業・管理・総務などの業務別に チームを組む。チーム作りにはその業務セクションに
           所属する メンバーを中心とさせるが、多様な考えを反映させる為、 必ず、他部署の社員をチームに入れる。
         他部署からのメンバーは立候補制で募る。
(2)最初に会社の問題点をブレインストーミング方式で全員であげる。
(3)でた問題点を業務(チーム)別に振り分け、各チームで問題点への取り組みを考える
(4)改善への具体策を決定し、会議の場で全チームへ向けて発表する
(5)発表を受けた他のチームは反対意見、疑問点、追加して欲しい案などを発表したチームへフィードバックする。
        意見が出にくい場合、発表するチームリーダーは、時計回りに意見を言う等のルールを 決め、順に意見を述べてもらう
(6)他チーム、または社員からでた質問や意見に対してリーダーは説明を行い、お互いの考えを伝え合う。
        変更、追加があれば、 ここで具体策の修正を行う。
(7)会議参加者の承認を得た上で、(承認は拍手など必ず参加者が意思を表示できる方法で行う)
         最終的な決定を行い、各チームは責任をもって行動する。月に一度、同じ会議を持ち、進捗状況を踏まえた
        PDCAPlanDoCheckAction)サイクルをまわす。

※具体的なチームでの進め方は20093月号、200910月号 当社HPにて参照をください)

最終更新日 ( 2010/02/05 Friday 11:47:41 JST )
 
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