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No.387【今年の出来事】-2005.12.28
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75号-考え方次第で内部監査は変わる- プリント メール
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2009/09/11 Friday 10:35:59 JST
75号-考え方次第で内部監査は変わる-

 

製造業A社の初めての更新審査の場面で、管理責任者がインタビューを受けています。
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査 員:
それでは、内部監査の審査に入ります。御社では、年1回、内部監査を実施する計画になっていますね。昨年度の内部監査の結果はどうでしたか?
管理責任者:
不適合はゼロで、観察事項が1件でした。内容は、教育訓練の記録に部門責任者の印鑑漏れがあり、今後の徹底を促す内容でした。
審 査 員:
ISOを3年間運用している企業で内部監査で指摘があまりないというのは少し残念です。
管理責任者:
第1~2回目の内部監査で記録の不備などの不適合は全て、改善出来ていますので、その後は問題はなかった、というだと思います。
審 査 員:
なるほど、1回目、2回目の監査報告書を見ると、不適合が沢山出て、改善できたことが報告されていますね。この点は素晴らしいです。ISOの言葉で言うと御社の監査は「適合性」はしっかり監査できているようです。もう一つの観点である「有効性」という点では少し課題があるようです。
管理責任者:
「有効性」とは何でしょうか?ISOの規格にも出てくるのですが、私たちには今一つピンときません。分かるように説明してもらえるとありがたいのですが。
審 査 員:
冒頭の社長ヘのインタビューで「御社がISOに取り組まれた目的は何でしょうか?」とお聞きしましたら、「最終的には、お客様の信頼度がアップして売上が向上することを目指している。そのために目先のテーマとして不良率を現在の半分にしなければならない」という明確なお答えが返ってきました。
つまり、御社で言うならば、ISOの活動によって、不良が半減し売上が向上すれば、ISOの「有効性」は高い、と評価できるということです。
管理責任者:
なるほど、つまりISOが我社の役に立っていれば「有効性」が高い、と考えたら良いですね。今の監査はISOが会社の役に立っているか監査しているかどうか、ということですね。
審 査 員:
そうです。そういう目で見ると、昨年の内部監査は御社の目標達成のための問題や課題を見つける内部監査だったでしょうか。
管理責任者:
そう聞かれると、残念ながら「No」と答えざるを得ないですね。過去3年間を振り返って、製造部の内部監査で、不良率を低減させるための指摘は記憶にはないです。
審 査 員:
これからは、是非、御社の品質マネジメントシステムの「有効性」をチェックし、課題や問題を発見する内部監査を進めて下さい。
管理責任者:
分かりました。努力します。
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初めての更新審査を受ける頃になると、内部監査では、不適合が検出されないようになる企業が多く見られます。外部審査機関の審査では、「有効性」をみる内部監査をしなさい、と言われているのではないでしょうか。今回は、会社の「有効性」を見る監査をするためのポイントを考えます。

内部監査の記録を見ると、内部監査の目的が不明確な事例が多く見られます。「今回の内部監査の目的は何だったのでしょうか?」と質問すると、「年1回実施することが決まっているので、それを確実に実施することが目的だ」とか「規格の要求事項について、各部門で実施できているかを確認することだ」という答えが返ってくることが多くあります。
このような答えをする企業は、内部監査について、勘違いしている部分がありますので、ISOの規格と内部監査の関係をもう一度、整理して監査に取り組みましょう。

「ISOの規格を実施しているか確認することが内部監査の目的だ」⇒×
「目標達成する為に改善すべき点を調べる事が内部監査の目的でその為の道具がISOの規格だ」⇒○

提案1 監査の目的を管理責任者がしっかり打ち出しましょう
 管理責任者が、社長と相談し、今回の目的は「不良率低減」(例)だ、と明確に打ち出しましょう。その目的の背景、何をして欲しいかを内部監査員にしっかり伝えるプロセスを持つことが大切です。この目的が、内部監査計画書に明確に書かれて理解されていなければなりません。成果のない内部監査を実施してしまう原因は管理責任者にあります。

提案2 内部監査員は、監査する部門の業務内容と課題を最初に押さえましょう
 監査する相手の姿がぼんやりとした状態では、監査を進めることができませんので、相手の状態を知ることに時間をかけましょう。(可能ならば、事前に議事録や実績データを確認しておきましょう)そして、その課題を解決するためのヒントを探しましょう。

(例)
「不良率を下げるために必要なスタッフや設備は揃っていますか?」(6.1資源の提供)
「不良率を下げるためにどんな教育や研修をしていますか?」(6.2人的資源)
「不良率を下げるために設備はどんな管理をしていますか?」(6.3インフラストラクチャー)

これらの質問をきっかけに、掘り下げていくことで解決策のヒントが発見できるはずです。

 
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