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No.406【会社は危険がいっぱい】-2006.5.17
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2009.09~意見を発散させ、意見を収束させる! プリント メール
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2009/09/04 Friday 10:20:59 JST
2009.09~意見を発散させ、意見を収束させる!


従業員を30名抱えるD社は20年以上の業務を営んできました。しかし、昨今の不景気の中、D社のL社長は強い危機感を抱いており、組織として一丸となりこの環境を乗り切る為に全社員にもそれぞれの立場で、問題点に取り組むよう指示していました。
社内を観察する中でL社長は、以前からの問題点が解決されないその多くが社員同士のコミュニケーションが出来ていない事に起因していることに気づきました。
例えば、総務部のAさんは営業部の数人の仕事のやり方に疑問をいだいていましたが、Aさんは以前、その数人の中には高圧的な言い方をされた事があり、以来、直接話すのは苦手で、飲みにケーションの場や、仲間内の話し合いの場で愚痴を言ったり、議論するだけで、直接話しあう事は避けていました。Aさん以外にも、相手が先輩であったり、話し合い後の人間関係が変わるのが面倒などの理由で“問題が話し合われていない”ケースが多々ありました。そのような“話し合わない”状況が常態化しつつあり、問題点を話し合う会議の場においても、積極的に意見を出さない、話し合う事を避けている状態でした。
通常、会議や話し合いの流れは
 
・発散(意見の出し合い)→収束(意見の検討、まとめ)→発散→収束
を繰り返しながら合意に至ります。
D社のケースは最初のステップである「発散」が上手くできていない状態でした。
L社長は、まずは“お互いが言いたい事をいえるよう、意見を交換できる関係づくり”の為に、社員全員が集まって自由に意見を言い合える環境を作ろうと、全社員参加型のミーティングを開く事にしました。

L社長
「皆さん、今日は集まって頂き有難うございます。既に伝えてありますように、全社員集まって、皆さんが話し合いたい事を自由に意見交換してもらうミーティングを行います。時間は2時間程度ですが、テーマは自由です。特に結論は要りません。司会進行や会議ルールも特別ありません、皆さんにお任せします。我々経営陣はこれで一先ず退席しますが、後ほど“何を話し合ったのか“だけ、聞かせてください。それではお願いします」

この様なミーティングを今まで経験したことがない社員全員が、誰がリーダーを務めるのか、司会進行はどうするのか分からず、なにも進まない沈黙が続きました。1分がすぎ、1分半、2分ほどたった時の事です。総務部門のY課長がようやく声を上げました。

総務部・Y課長
「・・・・すみません、いいでしょうか。一応、今回の事前に我々の部門で感じている社内の問題点をまとめてきました。もし、よければ、これ」(社内の問題点)を進めてくというのはどうでしょうか?」
営業部・U課長
「・・・・うん、そうですね、とりあえずそうしてみましょう。どのみち、今日の話し合いに、社長も結論は求めていないし、意見を交換する事が目的だから、とりあえず進めてみましょう。」
Y課長
「そうですね、では進めていきます。総務部門からみた会社の問題点は大きく分けて3つありました。(ホワイトボードに記入しながら)1つ目は・・・、2つめは・・(中略)、・・・以上です。」

その後、Y課長から上がった提案を皮切りに各部門の立場、各個人の立場から意見を言い合いながら、Y課長、U課長が中心となり進められ、Y課長より「会社の問題点について、部門間で問題への認識が違っていた事や、今日は意見を交換するのみで解決にまで至らなかった事」などが社長へと報告されました。

D社ではこの後、同じ様なミーティングを開き、「発散(意見の出し合い)」を行い、合意へのプロセスの最初の部分が上手く機能しました。社員からも「これまで聞く事のなかった人の意見が聞けていい。意見を言う事にためらいがなくなった気がする」などが聞こえるようになりました。
しかし、社員から意見が出始めからといってこのまま「発散」プロセスのみを継続していく事はできません。一般的には、回数を重ねる毎に社員は「発散」だけでは満足はしなくなります。意見を言い合うだけでは、結果がでず、「何の為に集まっているのか」と無駄を感じてしまうからです。そこで次のプロセスである、お互いの合意「収束(意見の検討、まとめ)」へと進まなければなりません。D社のように、「発散」のプロセスが機能した段階では、そのタイミングを逃さずに、「発散」から「収束」へのプロセスを踏む必要があります。

具体的行動提案:「意見を発散させ、意見を収束させる!」 
(1) 意見の発散プロセスにフリーミーティングやブレーンストーミングなどを利用する
   ・意見が出やすいよう、会議時間設定、会議ルール設定※1、雰囲気作り(会社外の研修所利用)など場作りを行う。可能であればファシリテーターを参加させる※2

(2) 意見の発散が十分できたら、意見の収束を行う
   
ⅰ)意見が出ている時は、話し合いを続けさせる
   ⅱ)意見が出尽くしたら、グラフィックツール(KF法※3、マインドマップ※4など)を使用し、各自の意見を“見える化”しまとめ、どのような意見があったのを確認する

(3) でてきた意見の中から、幾つか取り組むべき事を決め、全員で話あう。決め方は自由だが、投票制だと公平性が保てる。結果は必ず議事録等、記録に残す
         
※1、3、4:当社HP、リサーチレポート20074月号、20089月、11月号にてご確認いただけます。
※2:ファシリテーター:議論に対して中立な立場を保ちながら話し合いに参加し、議論をスムーズに調整しながら合意形成に向けて深い議論がなされるよう調整する役、これを行う人。

最終更新日 ( 2009/09/04 Friday 10:22:13 JST )
 
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