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2009.08~社内ルールを周知徹底せよ! プリント メール
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2009/08/06 Thursday 16:47:38 JST
2009.08~社内ルールを周知徹底せよ!

 

建設業V社に入社したばかりの中途採用のAさんは総務部のKさんに過去の“実行予算書※1”を見せてもらえるようお願いしました。
物件毎にいくつか「実行予算書」をだしてもらったAさんですが、書類を見て少し困惑しました。Kさんから手渡された書類は4種類の異なったフォームが使用されていたのです。

Aさん
Kさん・・、ここに4種類の違ったフォームの実行予算書があるんですが、どれを使用しているのですか?」
Kさん
「うーん、どれを使用しているというより、担当者がそれぞれ好きなフォームの用紙を使っているんです、つまり全部使用しているのです」
Aさん
「そうですか、皆さんバラバラで使用しているんですね」
Kさん
「そうなんです。でも出来れば統一して欲しいんですよね。探したい数値や内容がまったく違ったところにあったりして、手間取ることが多いんですよ」
Aさん
「そうなんですか・・」

Aさん
Bさん!」
Bさん
「うん?ああAさん、どうしたでんすか、こんなところで?」
Aさん
「実はですね、さっき実行予算書を初めて見たんですけど、数種類もあったので、その事で、Bさんにも少し聞きたい、と思ったんです」
Bさん
「ああ、その書類ですか。それは、工事部門の責任者が変わるごと(または現場代理人が入れ変わるごと)に自分にあった新しいフォームを作ったり、使用していて、今みたいな状況にあるんです」
Aさん
「そうなんですか。先ほどKさんからもフォームがバラバラだと困ると聞いたんですが、そんないきさつがあったんですか」
Bさん
「そうですか、Kさんも困っていたんですね。実は前々から問題にはなっていまして。ついこの間も社長から注意を受けたんです。それで社内で使用するフォームを統一している最中なんです。」
Aさん
「何があったんですか」
Bさん
「実は、この間の反省会議で、利益がでた物件とそうでない物件の工事結果から、その違いを実行予算書などを使い、その利益の原因を探ろうとして異なる2つの物件をサンプルに選んだんです。ひとつは内容が詳細に書かれているにもかかわらず、もうひとつは本当に大雑把にかかれていたんです。大雑把なほうは、もともと概要しか書くところが無いフォームを使っていたから内容が分からないのは仕方がないんですけど、結局、物件を比較することが出来なくて、それで工事部門の責任者を含めて皆怒られたんですよ」
Aさん
「そうだったんですか・・でもなんで違う4つのフォームが使用されていたんですか」
Bさん
「前任の工事部長が、自分さえ工事部全体の業務を把握でていればよい、と考えていたので、せっかく前々任者が決めた統一されたフォーム使用する、というルールを実行せず、それぞれの好きなフォームで部下に管理させていたのが原因だったんです。引き継いだばかり新任の責任者は、前任者から十分な説明を受けていなくて、そうとは知らずこのような結果となってしまったんです」

今回のケースの問題点は社員それぞれ自由に書類を使用させるなど、社内で統一フォームが使用されていなかった事にあります。結果、反省会議にて今後のために共有すべき利益の原因を確認できませんでした。
人(工事部長や現場代理人)が変わるたびに書類のフォームやその記入ルールが変わるといろいろな弊害が生まれてきます(例えば、税込み」か「税抜き」か、項目が違っている場合は正しい記入方法は何か、解釈の違いによる誤った数値が記入されている、本当の現状や結果が正しく把握できない、など)。そうなれば書類を確認するKさんの様に、毎回確認するたびに時間を浪費するケースもあります。こういった事を未然に防ぐ為には統一したフォームやその記入方法を確実に周知、徹底させること、継続していく事が必要です

※1:実行予算書:建設物件ごとに作成する書類で通常、物件契約金額、実行予算費(工賃や材料費)など物件に関する情報が確認できる

具体的行動提案:「社内ルールを周知徹底せよ!」 
(1)工事部長(または社長)は新任者や新入社員には都度、業務マニュアルを用いて現行ルールを把握させる
(2)工事部長(または社長)はフォームを統一し規定外フォームを認めない。その旨を社員全員がいる場所で発表し、実行する
(3)工事部長(または社長)は他の部門や全社的にかかわるフォーム変更を含む業務のルール変更申し出があった場合、検討後、結果を全社員に同時にメールにて通知する
(4)フォームを変更する場合、変更以前のフォーム(印刷済み)はすべて破棄し、電子データで原本を保管する。電子データは「旧版」等、相違を確認できるよう記入し区別する 

ISOなどの外部機関を利用して、ルールを徹底することも有効な手段です

最終更新日 ( 2009/08/06 Thursday 16:48:20 JST )
 
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