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No.397【「おもてなし」が会社を伸ばす】-2006.3.15

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73号-ISOのための内部監査から卒業しましょう- プリント メール
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2009/07/10 Friday 10:07:04 JST
73号-ISOのための内部監査から卒業しましょう-

 

製造業A社の更新審査の場面で、管理責任者がインタビューを受けています。
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査 員:
先ずは、直近に実施された内部監査の報告書を見せて下さい。
管理責任者:
これです。各部門ともに、ISOに慣れてきたので不適合もほとんどなくなってきました。
審 査 員:
なるほど、全社で不適合は1件ですね。内容は、教育訓練の記録忘れがあった、ということですね。昨年、一昨年は、不適合はどれくらいありましたか。
管理責任者:
昨年が2件、一昨年は5件でした。その内容はやっぱり記録漏れが多かったですね。
審 査 員:
記録に関する意識が弱かった会社では記録を作成することに慣れるまで時間がかかりますからね。それに、皆様の活動が法に基づいて行われていることや、顧客のために配慮されていることを第三者に示すためにも記録は重要です。しかし、ISOに取り組むのは記録を実施するためではないですよね。
管理責任者:
当然です。当社の場合は、不良率を低減したり、顧客満足を高めて業績を高めることを目指して取り組んでいます。
審 査 員:
その目的のために、内部監査は役立っていますか。この3年間で顧客満足を高めたり、不良率を低減させることに役立つ指摘が行われていますか。
管理責任者:
そういう指摘は、なかったですね。しかし、ISOの内部監査ではそういう指摘はできないのではないでしょうか。
審 査 員:
そうではありません。ISOの規格にも書いてあるように「品質マネジメントシステムの有効性を継続的に改善」していかなければなりません。つまり皆様の目的達成に近づくように指摘していかなければならないのです。皆様の今のやり方を見ると、部門別に内部監査を計画し、関係する規格について順番に確認していっているのですね。規格を中心に監査を実施していると言った方がよいでしょうか。
管理責任者:
そうです。最初に内部監査セミナーに行って教えてもらった方法です。内部監査のチェックリストもその時もらったものを使っています。
審 査 員:
最初は、ISOに慣れていませんからそういう方法でチェックするのが適切だったと思います。しかし、3年も経つとやり方を変えないと内容の濃い監査は出来なくなります。
管理責任者:
どうすれば、良いのでしょうか。
審 査 員:
私たちが作成した審査計画書を見て下さい。例えば、「受注プロセス」というように業務に対して計画を立てていますね。このように規格ベースで監査を実施するのではなく、皆様の業務ベースで監査を実施するように変えていくべきでしょう。皆様が業績を上げるためにポイントとなる業務に焦点を当てて、ルール通り実施されているか、改善すべき点はないか、を監査するのです。
管理責任者:
内部監査員の勉強を進め、業務ベースの監査ができるように検討してみます。
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A社の様に、ISOの運用が軌道に乗ってくると、内部監査がマンネリの壁にぶつかります。それは、規格をベースに内部監査を実施しているからです。「規格では、教育訓練の記録は残すことを要求しているが、あなたの部門では残しているか?」という監査です。この方法は、規格の要求事項が満たされているかを確認することがやり易いので、ISOにまだ十分に慣れていない会社には適しています。内部監査のセミナーでもこの方法が教えられます。

しかし、規格要求事項に基づいたISOシステムが軌道に乗ると次は、改善に力を入れなくてはなりません。このレベルに達している会社では、「内部監査では、記録の不備は見つかるが、ほとんど会社の役には立っていない」と感じている社長も多いはずです。

これを解決するためには内部監査のやり方をステップアップさせることが必要です。その方法として、業務プロセスに焦点を当てた内部監査にやり方を変えていくことを提案します。
(これをプロセスアプローチの内部監査、と言います)

************先ずは、内部監査の進め方を見直しましょう*********
業務に焦点を当てた内部監査を実施するために、次の質問を加えることを加えましょう。
1.部門の業務の内容を教えて下さい。
2.その業務を実施するための情報(インプット)はいつ、誰から入ってくるのですか。
3.どういう成果を目指していますか。
               ↓
3つの質問をすることで、部門の状況や、抱えている問題点をお互いに共有することができます。
それをベースに、内部監査を進めていきます。その時のポイントは、
1.その部門の業務にとって関わりの深い項目から質問をしていく。
2.業務が改善される機会を見つけることが目的であることを意識して、質問をする。
  (例:仕入コストを下げることが重要だということだが、仕入先の評価をする時に仕入価格の対応を
   してくれる、という項目は入れなくて良いのだろうか?)

進め方を変えるだけでも、成果は変わってきます。ご検討下さい。
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最終更新日 ( 2009/07/10 Friday 10:07:32 JST )
 
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