トピックス
No.386【感動的な明太子】-2005.12.21
更に読む...
 
Home arrow 経営に役立つISOシリーズ arrow 69号-マネジメントレビューは役に立っていますか?-
69号-マネジメントレビューは役に立っていますか?- プリント メール
ユーザ評価: / 0
悪い良い 
2009/03/13 Friday 10:00:24 JST
69号-マネジメントレビューは役に立っていますか?-

 

A社の更新審査の場面で、社長と管理責任者がインタビューを受けています。

審 査 員:

3年間のISOシステムの運用を振り返ってどのように評価されますか。

社   長:
うーん。少しずつ改善が進んだかな。

審 査 員:
手ごたえを感じておられるのですね。3年間のマネジメントレビューの記録を見ると、社長からの具体的な指示はあまり出ていませんが、社員の皆さんがしっかり頑張っているから社長はその報告を確認していれば良かったということですか。

社   長:
そうでもないのです。確かに社員は頑張っていますが、私から指示や叱咤激励は相当していますよ。私は、形式的なことは嫌いなので、四半期会議などの場で皆の意見を聞いた上で、こうしよう、ああしようと決めてしまうのです。この時代スピードが大切ですからね。

審 査 員:
おっしゃる通りです。タイムリーに意思決定しないと意味がないですからね。

社 長:
ISOではそれを書類でやらなければならないと言われているけれど、情報を持っている本人から直接、話を聞いてみないと的確な判断ができないと思うのですよ。

審 査 員:
マネジメントレビューは、どのように行っているのですか。

管理責任者:
各部門からの報告を私がまとめて「インプット情報」に記入し、社長に提出しています。社長にはそれを確認してもらい、指示を受けています。

社   長:
書類を提出されても、そこからは指示すべきことは特にないのです。

審 査 員:
マネジメントレビューのやり方を見直した方が良いのではないでしょうか。社長が指示すべきことがないのは「インプット情報」が適切でないからです。実施するタイミングも年1回では、社長のニーズにも合っていないようです。

管理責任者:
やり方を見直してみます。

ISO企業は、必ずマネジメントレビューを実施しますが、上手く活用している事例は少ないようです。今回は社長の役に立つマネジメントレビューの実施を検討します。

提案1 社長が知りたい情報を報告させましょう
ISOでは「顧客からのフィードバック」(声)などの7項目を報告するように規定されていますが、報告事項に社長の役に立つ情報が入っていなければ意味がありません。これまでの報告内容には社長の知りたい情報が抜けているならば、加えるように指示をしましょう。会社にとって重要な情報は報告させなければ、情報としては価値のないものですし、形式にこだわる必要は一切ありません。

提案2 報告の場に社長は出席しましょう
書類で社長に報告している企業を多く見かけます。分析データは意思決定のために重要な情報ですが、書類にはない当事者の持っている情報も同じく重要なものです。書類でのマネジメントレビューは極力避けて、会議やミーティング式で進めることを提案します。通常行っている「経営計画作成会議」、「四半期会議」などの場で行うのが、タイムリーで会社に役立つマネジメントレビューになるはずです。その会議の議事録がそのまま「マネジメントレビューの記録」になるのです。

提案3 ワークショップ式で行いましょう
年に1度マネジメントレビューを実施する企業では、役に立つ報告がされにくい状況があります。マネジメントレビューの実施日までに各部門長が報告資料(インプット情報)をまとめるのでは、「しっかり思いだせない」ということです。モニタリング(監視・測定)されてデータが蓄積されていれば問題ないのですが、例えば「社内外の環境変化」は記録されているケースは少なく、漏れなく報告するのは難しいでしょう。それをクリアーするのはワークショップ式で、分析を行うことです。各々の発言に触発されて情報が飛び交い、短時間でまとめることができます。

まとめ
社長が、マネジメントレビューで重要な決定を行っていなければ、社員は「社長はISOを重要とは思っていないのだな」と理解して、ISOを活用することを止めてしまうことにつながります。

ISOを活用するためにも、役立つ情報をしっかり報告させましょう。

最終更新日 ( 2009/03/13 Friday 10:36:15 JST )
 
(C)2005 建設業経営コンサルタント 目加田経営事務所 組織活性化、売上げ向上、コストダウン、ISO取得支援、ビジョン策定のお手伝い 沖縄 大阪 京都. Powered by Mambo. Designed by MamboTheme - Mambo professional templates!