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No.386【感動的な明太子】-2005.12.21
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68号-内部監査のチェックを見直しましょう- プリント メール
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2009/02/12 Thursday 17:09:48 JST
68号-内部監査のチェックを見直しましょう-

 

A社がISO9001の認証を取得して初めての更新審査を受けています。社長と管理責任者がインタビューを受けています。

査 員:内部監査について、3年間の記録を見せて下さい。
管理責任者:ここに最初の内部監査からこの前の内部監査まですべての記録をファイルしてあります。
審 査 員:最初の内部監査では、不適合が5件出ていますが、その後の内部監査では不適合は出ていないようですね。不適合以外に改善の勧告や推奨事項などは出ているのでしょうか。
管理責任者:出ていません。
審 査 員:不適合が出るから良い内部監査であるとは言いませんが、やり方に少し改善の余地があると考えますが如何ですか?
社   長:その通りです。会社には沢山の課題・問題点がありますから、それをもっと見つけ出してほしいものです。
審 査 員:最初の内部監査では不適合を発見し改善できたので、目的は達せられたと思います。しかし、その後の内部監査では問題点や課題を発見していませんから、目的を達したとは言い難い部分がありますね。
管理責任者:そうでね。
審 査 員:内部監査のやり方を変えるべきではないかと思います。具体的には、先ず監査のチェックリストを変えたらどうでしょうか。今のチェックリストは、「~がありますか?」というように初歩的な質問が並んでいますね。この段階は卒業しているので問題点は見つからないでしょう。もっと視点を変えたチェックリストにするために見直しを行ってください。
社   長:早速、検討してみます。

ISO企業のトップから「内部監査をもっと充実させたい」、「毎回の内部監査の報告が問題ありませんでした、では意味がない」という声をよく聞きます。ISO導入当初は、不適合もたくさん出て改善が進み、「ISOは役立つ」と期待していたのに、その後何も問題を発見しない内部監査が続いているからでしょう。今回は内部監査のチェックリストの見直しについて検討します。

    提案1:チェックリストを見直しましょう
     多くの企業では、内部監査のチェックリストを使って内部監査を実施しているはずです。しかしそのチェックリストは、ISO導入以来まったく同じものを使っている企業が多いようです。これでは、質問内容が変わりませんから内部監査の結果も変わらない訳です。先ず、チェックリストの内容を見直しましょう。不適合を見つけるためにではなく、改善点を見つけるためのチェックリストにするためです。

       ポイントは、次の視点を織り込むことです。

            ①当社(部門)は何のためにそれを行うのか?
            ②それをどのように行っているか?
            ③この方法がベストの方法か?その理由は?

                (例)
                nebashi21.jpg

          提案2:新しいチェックリストで内部監査員の勉強会を行いましょう

            新しいチェックリストができたら、現在の内部監査員に対して勉強会を行い、チェックリスト改訂の目的と内容を周知するとともに、内部監査員の視点を規格中心から業務ベース、経営ベースへ転換していくための機会づくりを作りましょう。内部監査員に対して継続的に勉強会を実施しなければ、技術の維持どころか低下を招いてしまいます。
     
    (C)2005 建設業経営コンサルタント 目加田経営事務所 組織活性化、売上げ向上、コストダウン、ISO取得支援、ビジョン策定のお手伝い 沖縄 大阪 京都. Powered by Mambo. Designed by MamboTheme - Mambo professional templates!