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67号-記録の方法を工夫しましょう- プリント メール
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2009/01/16 Friday 17:02:21 JST
67号-記録の方法を工夫しましょう-

 

ISO9001の認証を所得したA社が初めて定期審査を受けています。審査の最終会議(クロージング・ミーティング)の場で、審査員がまとめの講評を行っています。

審 査 員:

各部門とも、まじめにISOに取り組んでいました。ISOのシステムが今後充実していくことが期待できます。少し気になったのは、記録の実施の仕方に改善の余地があるように感じます。今回、1件不適合として改善要求をさせて頂いたのも記録の不備に関するものです。
社   長:
ISOを運用してまだ間もないので不慣れなことが原因の一つと思います。お恥ずかしいことですが、私を含めて勉強嫌いなものが集まっていますから。
審 査 員:
不慣れだった、という原因以外にも色々と課題があると思いますので、ご検討下さい。
社   長:例えば、どういうことでしょうか。
審 査 員:
今回1件の不適合が検出されましたが、その他の記録については大部分がしっかりと記録されていました。しかし、逆にそこまでやらなければならないのか、と感じることも散見されました。記録をしっかり残すことは重要ですが、すでに手書きのアウトプットがあるのに改めてワープロで清書をしている事例なども見られました。
社   長:
綺麗に記録を残した方が良いのではないですか?
審 査 員:
御社が顧客や役所に提出するために作成する記録は、清書した方が望ましい場合もあるでしょうが、社内で情報を共有するためやISOの審査員に見せるためには清書は必要ないことがほとんではないでしょうか。ISOは無駄に手間がかかると勘違いはして欲しくないのです。
社   長:
ISOの導入に当たっては、マニュアルなどの文書の整備を進めていき、ごちゃごちゃしていた文書が綺麗に整備できて良かったのですが、記録についてはワープロ打ちは必ずしも必要ないのですね。記録の方法を見直してみます。

ISOを導入して色々と改善が進んだという声を聞く一方で、記録の作成が負担になるという
声も良く聞きます。なるべく担当者の負担にならない方法で、記録を残すことがISO活用の
ポイントと言えるでしょう。今回は記録の方法を検討します。

提案1 デジカメをフル活用しましょう
打合せや会議の結果を記録するには、時間をとられます。そのやり方を聞くと打合せや会議ではホワイトボードやノートに記録しておき、後でワープロ打ちして記録として残しているケースが多いようです。しかし、これでは二度手間になりますし、忙しい業務の中では、議事録作成は後回しになりがちで、必要な時には記録がまだできていないということになります。

そこで、ご提案です。デジカメでホワイトボードを撮影して、その写真を記録として保管しましょう。ホワイトボードの隅に、年月日、板書担当者や参加者を書いておけば、十分に記録として成り立ちます。ノートに記録している場合はそれをコピーすれば記録完了です。

この方法は、マネジメントレビュー(5.6)、顧客との打合せ(7.2)、設計・開発のレビュー、検証、妥当性確認(7.3)、是正処置・予防処置(8.5)など、色々の場面で使えますのでご検討下さい。

提案2 会議議事録を活用しましょう
 多くの企業では、「月1回の全体会議」というような定例会議を開催し、その場で問題点や課題の検討、対策の決定、合意形成を行っているはずです。この定例会議とISOを分離してしまうとISOは企業実態とかい離したものになる恐れがあります。ISOに関する項目についても定例会議で検討しているはずですので、それを議事録の中で記録に残しましょう。

目加田経営事務所では、月1回全員が集合する会議では、品質目標(5.4.1)、力量、認識及び教育・訓練(6.2)、インフラストラクチャー(6.3)、プロセスの監視及び測定(8.2.3)、製品の監視及び測定(8.2.4)、是正処置・予防処置(8.5)を会議で検討し議事録に記録が残るようにしています。こうすることで記録が負担にならないのと同時にISOシステムが
日常業務と常に連動していきます。

 
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