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2008.11~会議ルール利用で意見が出る「場作り」をしましょう!! プリント メール
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2008/11/10 Monday 09:51:40 JST

~会議ルール利用で意見が出る「場作り」をしましょう!!

 

卸業P社では、動きの激しい近年の市場状況を踏まえて、営業部を中心に各人が持つ情報を出し合い、共有を図り、迅速な行動をはかろうと全体会議を開きました。議題の提案者であるA課長が進行役をつとめ、参加者に意見を求めた場面です。

A課長:それでは皆さん、共有できる情報や、意見はありますか?
全 員:・・・・・・
A課長:なにかありませんか?
全 員:・・・・・・

沈黙が続き誰一人声を出す人はいませんでした。ほとんどの人の目線は自分の手帳を見ているか、あるいは目の前のメモ用紙と睨み合いをしています。暫くの沈黙の後、A課長は部下の一人であるBさんに問いを投げかけました。

A課長Bさん、この間少し聞いた、M社(取引先)の件はみんなに話したかな?
Bさん:(びっくりした様子で)いいえ、まだです。
A課長:じゃあ、ちょうどいい機会だから、ここで話してもらえるかな?
Bさん:・・はい。M社の件ですが、競合先Z社がだいぶ強い押しをしてきているようです。
A課長:どんな感じなの?
Bさん:はい、結構安い価格で交渉している様子です・・(中略)・

Bさんが続けて話し始めると、沈黙が解け、空気が和らぎ始めました。

Bさん(中略)・・・・Z社はM社のみならず、他社に対しても結構、売り込みをかけてきているようです。
A課長:そうか、有難う。誰か他に聞いていることはないかな?じゃあ、隣のCさんは?
Cさん:・・・そうですね、私のエリアでも他社が同じような動きを始めていますね。例えば・・(中略)・・

この後もA課長は参加者すべてから意見を聞き、ある社員は聞いた意見に対して意見を加えたり、また疑問点を投げかけたりと会議の雰囲気は最初の重苦しいものとは違ったものになっていきました。P社は比較的意見を交換しやすい企業ですが、それでも最初の意見が出るには、ある程度の時間が必要でした。そこでA課長は自社の会議ルールの一つ「全員参加&全員発言」を利用し、以下の2点に気をつけながら、場をほぐしながら意見の引き出しを行ったのでした。

chinen_111.gif

今回のポイントはミーティングの場においての沈黙をどの様にほぐし、「意見を引き出す」事ができるかというところにあります。
企業毎に、あるいはその時の市場の状況によって会議はときには重い、意見を共有しづらい雰囲気の場合が考えられます。そのような時はまず、重く、硬直した場をどのようにほぐしていくかを最優先に考え、話し合いを持つことが必要です。

部下は情報や意見を必ずもっています。建設的な話し合いをする場合は、「聴く」事、つまり傾聴もとても大切ですが、その前に「意見を出すことが自由」となるような「場の雰囲気」作りをすることが先決です。

具体的行動提案:会議ルールを利用し雰囲気作りを行う
① 「会議(ミーティング)ルール」を決める
② 当日の会議スケジュール用紙などにルールとして表記し、ミーティング/会議に参加する全員が主役であることを確認する。
③ 会議が始まる前にルールを読み上げ、全員でルールを共有する。
④ 会議を始めても意見が出ない場合は緊張をほぐす為に全員に座っている順に意見を求め、「全員に口を開かせる」ようにする
⑤ この時、発言の順序も「時計(右)回りで行う」など全員が理解できるルールで行う。

場の作り方は口頭で説明するよりも文字として目に見える形で表すと皆が共有しやすくなります。「会議ミーティング)ルール」を作成し、活用しながら部下に「会議は自由に意見を交換できる場である」事を理解させ参加者全員を巻き込んだ会議をしましょう。

chinen112.gif 

最終更新日 ( 2008/11/10 Monday 09:54:19 JST )
 
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