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No.406【会社は危険がいっぱい】-2006.5.17
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2008.09~グラフィックツールをマニュアルとして利用させる!! プリント メール
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2008/09/05 Friday 10:27:26 JST
~グラフィックツールをマニュアルとして利用させる!!

 

サービス業で企画営業マンとして働くHさんは日頃から上司より報・連・相を徹底することを指示されていました。そんなHさんが外部講師を招いたセミナーの企画を担当することになり、先輩、上司からいつも以上に「他人に迷惑をかけない」為に、常に関係者を意識する事、特に自社以外の関係者がいる今回のセミナーは気をつけるよう指示を受けました。そんなHさんが、企画が進む中でセミナー講師であるGさんに迷惑をかけたケースから考えてみようと思います。

F課長Hさん、今度のセミナーの事ですけど、セミナー内容などは講師Gさんときちんと連絡は取っています?
Hさん:はい、・・・と思いますが。
F課長:どういう事ですか?
Hさん:・・・おおよその内容は確認しているのですがパンフレット等の具体的な内容の確認はまだしていません。
F課長:えっ?どういう事ですか?
Hさん:・・・
F課長:あともう2ヶ月と時間が迫っているんですよ。企画担当のHさんがそれでどうするんですか!
Hさん:すみません。至急、確認の連絡をいたします。

早速、講師のGさん(忙しい時期にも関わらず無理をいって講師を受けていただいた)に連絡を取ったところ、あいにく不在でした。Hさんはどうにかして連絡をとろうと必死になっていました。
ようやく連絡が取れたのは、その日の夜の21:00過ぎで、連絡がとれたHさんは用件をつたえようとしました。しかし、Hさんを待っていたのは電話に気分を害したGさんでした。理由は第一に常識的な時間でないことと、もっと事前に確認すべき事項であるはずなのに期限も迫ってきている段階での連絡だった事も一つの理由でした。

Hさんからその報告を受けた上司のF課長は直ぐにGさんに謝罪の旨を伝えました。部下のHさんに再度、よく相手の事を考えた上で行動するよう、またその後の行動に関して全てのやり取りをF課長を含め、各関係者に随時連絡するよう指示を出しました。

今回の事例はHさん自身の仕事の段取りや、やり方が悪かった事に発端があります。経験の浅い、または会社としての行動基準を理解できていないなど、周りが見えていない部下にはありがちな、いわゆる“先走り”的な行動です。
上司から、仕事が遅れていると指摘されたHさんは焦りを感じ、自分の仕事(セミナー内容の確認)のみに意識がいってしまい、関係する相手の状況を考慮せずに行動を起こした事が原因でした。自分中心の行動が周囲に迷惑を引き起こす結果となってしまったのです。

部下の行動は部下自身にしかわからない情報に基づいていたり、また、たとえ同じ情報を持っていたとしても、時に部下は謝った判断、行動をとる場合があります。上司は部下になぜその行動をとったのかを部下自身に確認させることが必要です。
Hさんの様な部下にまず仕事に関わる情報を集めさせ整理してもらい、その上できちんした“行動基準”持つ事を常に意識させることが重要で、それを経験し繰り返す事で、様々な状況に対応できる能力を身に付けさせる事が先決です。

具体的行動提案:
①情報や考え方の整理にグラフィックツールを使う
(今回はマインドマップ*をご紹介します) *マインドマップ:情報を整理するツール     
②整理した情報を利用し、次の機会にマニュアルとして生かす
マインドマップの利点
:情報の相関関係が、1枚の図で表せ、ビジュアルとして“見える”ので視覚に訴えるためイメージしやすく、覚えやすい。

chinen1_1.gif

         chinen2_1.gif

chinen3.gif

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*どのビジネスも人と人で繋がっています。仕事の全体像を把握させるため、一度立ち止まって、相手の事を考える事を徹底させましょう。

917日開催予定の経営ワンポイントセミナーのテーマはマインドマップです!!ご興味のある方は是非、ご参加ください!!

最終更新日 ( 2008/09/05 Friday 16:14:34 JST )
 
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