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No.403【すべての答えは社内にあり】-2006.4.26
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2008.06~同じ失敗を回避する反省会活用法!!~ プリント メール
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2008/06/06 Friday 11:27:02 JST
~同じ失敗を回避する反省会活用法!!~

教育関連業で企画として働くBさんは入社8ヶ月の営業マンでお役様への商品提案をするセミナー運営を担当しています。上司であるA課長は、Bさんが以前、他業種で同じ経験がある事より、ある程度仕事のやり方は理解しているものと思っていました。しかしBさんがあるセミナーで起こしたミスをみて「ピントがずれている」と感じました。今回は「仕事の判断基準のすり合わせが必要な部下へのアプローチ」を考えてみたいと思います。

A課長: 
Bさん、今度のお客様を招待する新商品説明セミナーの運営ですけど、当日の確認、現場での机、椅子等の設備、各担当者の役割分担などは終わりました?

Bさん: 
はい、終わっています
A課長: 
そう、じゃあ報告してもらえますか。

Bさん: 
わかりました。


A課長は当日運営に携わるメンバーを交えて打ち合わせを始めました。Bさんは現場の配置図をホワイトボードに書きながら、そのイメージを伝え、当日の流れを説明しました。

A課長: 
(中略)・・現場のマイク、スクリーンなどの電子機器等の設備はOKですね。

Bさん: 
はい、
マイク、スクリーンは確認済みです。入り口は参加者が分かりやすいよう後ろの入り口一つで対応しようと思います。
A課長: 
いいですね、それで進めてください。受付に関して確認ですけど、参加者が受付と販売コーナーの区別が
できるように、双方の間にスペースはあるんですね?
Bさん: 
はい、スペースは十分確保できます。受付担当用にテーブル一台、商品の販売担当用に一台で、合計テーブル2台を用意します。
A課長: 
わかりました。ではそれで進めていきましょう。

Bさん: 
はい、ありがとうございます。


念入りに準備をしたBさんは自信をもってセミナー運営に当たりました。しかし、当日会場では予想しなかった状況が起きてしまいました。用意されたマイクが音を拾いにくい、実際にテーブルを配置してみるとBさんが思い描いていたより会場は狭く、受付と商品販売のスペースを一つにしなければならなく結果的に双方の区別がつかない、という状況になってしまいました。
セミナー準備の過程で、事前に施設担当者に施設内容を確認したBさんでしたが、自分自身で実際の施設を現場視察した際に当日の現場を想定し「大丈夫」と判断を下し、それを「現場の確認」として上司に報告しましたが、その想定が細かい配慮に欠けていた事に原因がありました。
その後、会場設営で予定外に起こった状況にBさんは頭が真っ白になった為、事務局の仕事である配布物を配り忘れたり、商品の購入者への返金に戸惑ったり、またスペースが狭いため受付で参加者が行列を作って並んで待たせたりなど、結果的に参加者に不満を抱かせてしまい現場で手痛い失敗をしてしまいました。
今回のケースではBさんの判断基準が甘かったのが原因でしたが、部下に仕事を任せた時にはこのようなケースが発生する場合があります。既に起こった失敗は取り戻す事は難しいですが、次につなげることは可能です。部下が下した判断のどこに改善点があるのか、本人に気づかせる、気づいてもらい、ノウハウにまで高める場を持つ事が重要なポイントとなります。

具体的行動提案:
・反省会議を活用しましょう
①プロジェクトが終了したその日の内に、当事者を集め反省会議を開く。
②参加者それぞれの立場で反省点と今後の対策を話しあい、記録する。
③部下の行動で改善すべき点があれば、その場で指摘し、その場で何故起こったのかを十分に考えさせ、具体的対策を出させる。決定した対策に対して担当、期限を決め実行する。
④作成した議事録は次回の企画作成/運用前に確認し、反映させる。

* 互いに話し合った事が記録に残っていれば、次回に生かす事が出来ます。お互いの理解度の違いから生まれた失敗や改善点を“見える形”で残し、同じ事を繰り返さぬよう議事録を活用しましょう。

最終更新日 ( 2008/06/06 Friday 11:31:41 JST )
 
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