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2007/10/31 Wednesday 10:15:10 JST
No.481【幹部は達意能力を身につけよ】-2007.10.31

 

組織はチームで共通の目標を達成するために活動します。チームが目標を達成するかどうかは意思伝達にかかっています。
意思伝達とは「コミュニケーション」=「報告・連絡・相談」の結果、「共感、共有」することで一体感を持つことだと考えています。

したがって、伝わらなければ意味がありません。
いつも顔を合わせて活動しているチームのメンバーなら、誰もがわかってくれていると思いがちですが、意外とわかりあえていないことが多いものです。
そのほとんどは、自分中心のものの見方によるものです。
昭和30年代のテレビのホームドラマでよくあったシーンです。
「おーい、かあさん」とご主人が奥さんに声をかけると、奥さんが
「はい」といって、あついお茶を持ってくる。
「おーい、あれ」とご主人。
「はい」といって、奥さんが新聞と眼鏡をもってくる。
阿吽の呼吸とはこのことでしょう。長年の交流で互いに信頼関係でむすばれ、相手の出すシグナルを正確に反映した行動をとるような場面をよくみかけました。
しかし、現代ではたとえ、夫婦といえどもこのような場面は考えられないのではないでしょうか。
ましてや、互いのプライバシーにかかわらないことが多くなったビジネスの世界ではもっと難しくなっています。
個人を尊重する風潮により、隷属的な上下関係から友達のような水平関係に移行した現代の幹部と部下との関係はなおさら意思伝達のやり方が難しくなっています。
さらに、IT社会の到来とともに、「スピード」が要求されるために、意思伝達は早くなければなりません。
そのために、幹部に要求される能力も格段に高くなっていることを自覚しなければなりません。
すなわち、確実に、しかも早く、正確に伝わるように工夫しなけれなりません。
発信者(幹部)と受信者(部下)の関係を携帯電話でのやり取りでとらえてみるとわかりやすい。次の状態は意思伝達ができていない状態にあります。
そこで、達意能力を向上させるために幹部に心がけていただきたいことを提案します。

1. 伝えたい内容、期限をメモする

    幹部が伝えなければならない事は、「何を」「いつまでに」「どうしたい」という目的です。
    通常は5W1Hといわれるように、必要な要素をすべて網羅して伝えなければなりません。
    教育的に「こうしたいと思っているのだが、君はどう思う」と言って、部下に考えさせて意見を言わせる事も大切な事ですが、時間が限られている時とか、教育的要素がない場合は指示命令をしなければなりません。
    その時に、言った・言わない、聞いた・聞かないということがないように、話す内容を手帳などにメモしておくことが大切です。


2. 聞く側の立場に立って話す

    話す立場で聞き、聞く立場で話すのが最も上手な話し方です。聞く立場になることは、部下の環境や感情や関心を考慮しておかねばならないことを意味しています。

3. メモ、復唱を習慣にさせる

    伝えたい内容が伝わったかどうかを確認する方法は復唱させるのが一番効果的です。
    「理解できましたか?」
    「はい、わかりました」
    「じゃあ、頼むよ」
    という会話で終わった場合は、部下の理解度を確認しなかった幹部の責任です。
    互いに無駄な時間を使わなくて済むもっとも簡単な方法は、メモを取らせて、指示した内容を復唱させることです。
    復唱する過程で、理解度のギャップは把握できますので、修正も簡単です。

4. まず悪いこと、次によいことを伝える

    A「君は仕事は丁寧だが、出来映えが悪い」
    B「君は出来栄えは悪いが、仕事は丁寧だ」
    AとBは同じことを言っていますが、言われた方は天国と地獄の違いで受け取ります。
    Aの場合は、「できばえが悪い」という欠点のみが強調されているために、「自分は評価されていない。否定された」と受け取ります。
    Bの場合は、「仕事は丁寧だ」と良い点が強調され、「褒められた」と自信を持ちます。だから、出来映えをもっとよくしようと頑張るのです。話す順番一つで、部下がつぶれたり、成長したりすることを知りましょう。

5. 相手に意見を言わせる

    部下を伸ばすには、指示命令を忠実に実行させるだけでなく、考えさせることがとても大切です。「新市場に挑戦しようと思うが、君はどう思う?」と問いかけるのです。
    「なるほど、いい考えだね。どうしてそう思ったのか教えてくれないか?」
    2、3の質問を投げかけて、自分の考えと一致する点を見つけて、「それはいいアイデアだ。その線でいこう。ありがとう助かったよ」と部下の手柄にすることで、意思伝達が速くなること間違いなしです。

6. 目をみて、相手の理解度を確めながら話す

    一度、次の実験をしてほしい。
    目を見ずに横を向いたまま、話してみてほしい。どんなに話しにくいか。また、横を向いて話してもらい、それを聞く立場を経験してほしい。いかにストレスがたまり、怒りがこみ上げるかがわかるでしょう。

① 発信者(幹部)の携帯が電源をOFFにしていたり、バッテリー切れで使えない。
② 発信者(幹部)の携帯は正常だが、電波状態が悪い。
③ 受信者(部下)の携帯が電源をOFFにしていたり、バッテリー切れで伝わらない。
④ 受信者(部下)の携帯は正常だが、電波状態が悪い。
⑤ 両方とも正常だが、ノイズがひどくて何を言っているのかわからない。
⑥ 両方ともクリアな通話状態だが、言っていることがわからない。
⑦ 返事をするとさえぎられて返事ができない。
⑧ 一方的に指示だけして切ってしまう。
⑨ 受信者が途中で電話を切ってしまう。
⑩ 電話が鳴っても出ない。

 
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