ある会社が認証取得して３年目の更新審査を迎えました。審査員は社長と管理責任者へインタビューを行っています。

審査員：３年間のＩＳＯ運用状況はいかがですか？
社　長：ＩＳＯを活用するにはまだまだ社員の理解度が弱いようなので、勉強会を定期的に実施しています。
審査員：いいですね。どのような勉強会を行っていますか？
管理責任者：３ヶ月ごとに勉強会を行っているのですが、品質マニュアルの読み合わせを行ったり、コンサルタントの先生をお呼びして規格の解説をしてもらっています。
審査員：なるほど。管理責任者さんから見て効果はいかがだったでしょうか？
社　長：一応の効果は出ていると思います。記録の徹底などが進んできています。
審査員：分りました。勉強会を積極的に行っていることが分りました。続いてお聞きしますが、社長から見て今後の課題は何でしょうか？
社　長：今ご説明したようにＩＳＯの勉強会を我々なりにやっているのですが、システムの改善はまだまだ不十分だと感じています。ＩＳＯスタート時に作ったシステムは現場の社員には使いづらい点も多いと思うのです。私がマニュアルを読んでも「もっと効率よいやり方があるのでは」と感ずるところがあります。
審査員：そういう点は社長から「直せ」と指示を出しても良いのですよ。
社　長：そうなのですが、恥ずかしい話ですが私のそういう指示がＩＳＯの規格に適合しているかどうか自信がないので、管理責任者やＩＳＯ事務局に任せています。
審査員：ＩＳＯの規格は皆様のシステムを機能するためのチェックポイントですから、皆様が「こうした方が良い」とか「こうした方がよい」というニーズを出すべきです。
社　長：分りました。システムの改善に取り組みます。

ＩＳＯを活用するために、勉強会を実施している企業はＩＳＯの活用が進み、企業体質強化にも役立っています。しかし、さらに活用しようと考えたときには、規格やマニュアルの勉強だけでは限界があります。社員が使う気になるＩＳＯシステムにリニューアルをしていくことが重要です。今回は社内のニーズを叶えるＩＳＯのリニューアルを検討します。

提案１　改善すべき点を社長や現場社員から出しましょう
多くの企業では、社長は「ISOが使いづらいので、システムの見直しをしなさい」とISO事務局に指示を出します。しかし、ＩＳＯ事務局はＩＳＯシステムの管理をするのが仕事ですから、規格に適合したシステムという発想でシステムを修正しますので、「使い易い」という視点がどうしても弱くなります。そこで、システムのリニューアルは社長や現場社員の具体的な要望をスタートにリニューアルを行うことを提案します。
　　
＜ＩＳＯにおける各担当の役割の違い＞

提案２　ブレーンストーミングで改善点を検討しましょう
ＩＳＯのシステムの見直しをスタートさせても「規格ではこうするように決まっているから」という話がＩＳＯ事務局からされると誰も反論できなくなってしまうことが多いようです。そこでブレーンストーミングでＩＳＯの改善点を掘り出すことを提案します。例えば、「なぜＩＳＯは役に立たないのか」、「どんなシステムだと自分たちに役立つか」というテーマで自由に発想をするのです。このときに規格に合うかどうか一切気にしないで行うことがポイントです。規格への適合方法は後から考えれば良いことです。



まとめ
ＩＳＯの規格は私たちのシステムを役立つものにするための道具です。道具に振り回されずに、「当社はこんな風に仕事をしたい」という自由な発想でシステムを見直しましょう。