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47号-会社の重点に合わせた仕組みに改訂する- プリント メール
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2007/05/11 Friday 10:43:13 JST
47号-会社の重点に合わせた仕組みに改訂する-

 

ある企業が認証取得して3年目の更新審査を迎えました。審査員は社長インタビューを行っています。

審査員:今回の審査は、3年間の運用状況を確認し、貴社のISOのシステムの有効性、簡単に言うとISOが貴社の役に立っているか、を審査することが今回の審査の目的です。3年間運用を進めて来られましたが、成果はどうですか。

社 長:なかなか難しいですね。ルールが社内で明確になった、など成果は少しずつ出てきていますが、課題もあります。
審査員:どんな課題がありますか。
社 長:社員からはISOの仕事が負担になるという声が聞こえてきています。最初は「ISOに慣れていないからそう感じるんだ。先ずはルール通りやれ」と言っていたのですが、当社の実態に合わず負担になっている点もあるようです。
審査員:どういう点でしょうか?
社 長:当社にはあまり重要性のない記録の作成などが負担になっていると思うのです。「必要ないことは止めればいいじゃないか」と言うのですが、管理責任者からは「ISOの規格要求事項だからやらなければならない」という返事で、止まってしまいます。社員はあまり重要性の感じない記録を忙しい中で作成するということで、モラールダウンにつながりかねない状態です。
審査員:ISOは会社の重要性に合わせて運用しなければ、負担がかかる面倒くさい代物だけに終わってしまいます。貴社にあった仕組みになっていないのかも知れません。
社 長:どういうことですか。
審査員:ISOの規格はメニューリストです。必要な項目が書かれていますが、各項目がどの程度まで必要かはそれぞれの会社や社長自身が判断しなければなりません。実態に合ったシステムでなければ、ISOは役に立ちません。
社 長:今回の審査では、会社の役に立つ仕組みになっているか、審査で見てもらえるとありがたいです。
審査員:分りました。そういう点に注意して審査していきましょう。

ISOの運用が3年を経過する頃には、ISOのシステムの不具合が顕在してきます。その不具合の1つが「ISOのシステムが負担になって役に立っていない」という問題です。
今回は、会社の重点にあったシステムへの修正について検討します。


会社の重要順位を基準にチェックし改訂しましょう

ISOの項目について、会社にとって重要なもの(クレームを防止する、顧客満足につながる等)と重要でないものを分別することを提案します。
そして、重要なものについては仕組みを強化し、重要でないものについては仕組みの軽減を進めましょう。

iso47.gif

ま と め

ISO導入時点では、システムは万遍なく、可もなく不可もなく仕上がっています。その後運用する過程で、企業へのフィット化を図っていない企業が多い状況です。野球のグローブやサッカーシューズは買った時点では使いにくいので自分が使いやすい状態になるまでなじませる努力をするでしょう。ISOについても同じです。重要な項目と重要でない項目を社長が判断してシステムの改訂に取り掛かりましょう。

 
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