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2007.04~やり方を工夫すれば部下から意見を引き出せる!!~ プリント メール
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2007/04/20 Friday 10:42:48 JST
上に立つ人のビジネスコミュニケーションシリーズ
~やり方を工夫すれば部下から意見を引き出せる!!~

 

部下からなかなか意見が出てこない、いつも同じ問題を話し合っていて、一向に問題解決に結びつかない、との意見をよく耳にします。今回はある卸売業A社の会議にてお客様の指定する時間に確実に納品する方法に対して対策を話し合っていた時の出来事を例に部下からうまく意見を引き出す方法を考えます。

司会者B: ではこの問題に対して皆さんはどう思いますか?

Cさん: 僕は・・・が原因と思うので・・・という対策をすれば効果があると思います。
司会者B: そうですね、確かにそのやりかたもありますね、いいですね。Dさんはどう思います?
Dさん: 僕は・・・が良いと思います。実際現場では・・・が起こっていますから・・・をしたほうがいいですね。
司会者B: Dさんの意見もいいですね。他にはありませんか?
参加者: ・・・・
しばらくの沈黙の間、司会者Bさんは意見を求め全体を見回しますが、下を向いている人、考えている人、何かを書いている人様々だが、Cさん、Dさん以外の他の参加者からはなかなか意見が出ません。

司会者B: Eさんはどう思います?
Eさん: ・・・・ そうでうすね、僕も・・・・と思います。

他の人も同様に口を開いても皆何か重い感じが伺えます。そこでBさんは他の参加者の意見をひきだすために皆にある事をしてもらいました。まず、皆に付箋を配り、どんな意見でもいいから自分の考えを10個書いてもらうようお願いしました。その5分後、それぞれの意見を書いた付箋をホワイトボードに貼り付けてもらいました。すると殆どの人が5つ、6つの意見を書きあげホワイトボードに張り始めたのです。皆、意見がなかったのではなく、意見を言わなかっただけでした。では何故、声に出して意見を言わなかったのでしょうか?ここが今回のポイントとなります。
会議後、Cさんに聞いてみるといつも主に意見をだすのはCさんとDさんで、そのまま会議は進行され次回へと続くとの事でした。以下の図がその流れをあらわしたものです。

chinen.gif

このような状態が繰り返され、続くと組織は硬直してしまいます。問題解決には各参加者に参画意識をもってもらう事が重要で、そこで一番必要なのは入り口の部分である「意見を引き出す」という事になります。

:具体的行動提案

  付箋を使用し簡単KF(カードを使ったファシリテーション)法で意見を出させましょう。
① 参加者全員に問題点や解決策などの検討事項ごとに付箋を10枚配る。
② 参加者自身の考えを付箋に書いてもらう。書いてもらう時は以下の点に気をつけて具体的に書いてもらう。

    5W1Hをはっきりと 
    ☆ 一文で1枚1項目に 
    ☆ 主張は一つだけ
    ☆ 主語述語は明確に 
    ☆ あいまいな形容は使わない 
    ☆「この意味しか取れない」的確さがあるか 
    ☆ 20字以内が適切

 この時に5分、10分と課題の大きさにあわせ書く時間を設定する。
③ 模造紙などの大きめの紙を利用し、それぞれ書いた、書いた本人が読み上げ付箋を貼り付ける。
④ 意見がでそろったら、何故そう思うのかを一緒になって考える。気をつけたい事はせっかくでた意見を理由なしに否定しないこと。 
※不思議と意見のでるこの方法の秘訣は、それぞれの頭にあるものを他人の意見・批判を聞きながらでもなく、また他人の表情も気にせず、素直な自分の意思のみで自由に紙の上に書き出せるところにあります。 

意見を述べるのは「伝える」という事の一つの手段です。しかし自分の意思を伝える方法は言葉一つだけではありません。人それぞれ苦手、得意な「伝え方」があることを押さえ、全員で意見を交換、共有できるよう工夫をしましょう。

最終更新日 ( 2007/10/19 Friday 10:30:30 JST )
 
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