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44号-予防処置を機能させましょう- プリント メール
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2007/02/09 Friday 11:01:36 JST
44号-予防処置を機能させましょう-


ある企業の更新審査(3年間の運用の効果を判定する審査)の最終会議(審査結果の報告とまとめ)が終了する場面です。

審査員:今回、予防処置の実績はありませんでしたので、審査できませんでした。また、過去の審査結果を見ても、予防処置は2年間実施されていません。このまま来年も予防処置が実施されていなければ、不適合として改善要求をすることを、お伝えしておきます。

社 長:色々、予防処置はやっているはずですよ。
審査員:今回の審査で予防処置をやったものを見せて下さい、と各部門の審査でインタビューしましたが、提示されるものがありませんでした。
社 長:なるほど、それは問題ですね。
審査員:貴社は、3年間にわたりISOを運用してきて、品質マネジメントシステムに対する社員の理解度も高まっていますし、仕組みが充実してきていることも分かりました。だから、余計にもったいないですね。
社 長:クレームを出したり不良品を出したりして、是正処置を取るよりも予防処置を先に行った方が、会社にとって良いはずですね。
審査員:その通りです。不適合は、「こういうミスがありました。申し訳ございません」から、話が始まるので、暗い話になりますが、予防処置は、それが起こる前に手を打とうという考え方ですから、社員の皆様にとっても前向きに取り組めるはずです。
社 長:社員も叱られる前に手を打って褒められたほうが良いですね。
審査員:そうです。審査の課程では、予防処置らしき活動が色々ありました。一人が一部の業務だけでやっている改善を全社で展開して、実施した結果効果を検証が出来るのがISOの予防処置ですから、貴社にとって役に立つはずです。
社 長:分かりました。社内で検討して取り組んでいきます。

是正処置は実施しても、予防処置は実施できていないという企業が多く見られます。予防処置は企業にとってメリットがある活動というのは分かっていても、どうすれば機能するか悩むところです。今回は、予防処置を機能させている企業の事例をご紹介します。

事例1:ある建設会社
各物件の責任者である現場代理人は、工事が終了すると「終了報告書」を提出することになっています。その中では、最終的な利益の報告とともに、現場管理の中で今後の物件に対する改善事項の提案を必須としています。どんな小さな事でもよいので必ず書く様になっています。その報告書は、管理責任者、社長に提出し、管理責任者の判断で、必要な予防処置を発動しています。会議で予防処置を出すように言っても、なかなか出ないので物件ごとに予防処置のネタを出さざるを得ない仕組みを作っています。

事例2:目加田経営事務所
目加田経営事務所では、セミナーを実施するとその後すぐに、そのセミナーの運営に関わったスタッフで反省会を行います。その反省会では、企画、募集、実施(会場設営~終了まで)を振り返り、今後もっと上手く運用するための改善点を確認します。そして、その結果は反省会議事録に残すとともに、手順の変更の必要な箇所は、マニュアル、フォーマットの改善を行います。そうすることで、次回のセミナーで予想されるトラブルを回避し、今回より少しでも顧客満足度が高まるように改善を進めています。
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まとめ
予防処置は、不良品回収やクレーム処理というコストが発生する前や顧客を失う前に改善を行う活動ですから、企業にとって利益貢献の大きい活動です。予防処置が開始される「きっかけ」を業務の中に埋め込むことが重要です。「きっかけ」づくりに取り組みましょう。

 
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