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No.407【新会社法を活かす】-2006.5.24
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43号-文書のスリム化を図りましょう- プリント メール
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2007/01/12 Friday 11:30:53 JST
43号-文書のスリム化を図りましょう-

ある企業の更新審査(3年間の運用の効果を判定する審査)の最終会議(審査結果の報告とまとめ)が終了する場面です。

審査員:

    以上で今回の審査の報告を終わります。何かご質問がありますか?
社 長:
    審査結果については了解しました。その他の事でお聞きしたいことがあります。
    文書のことですが・・・。ISOでは本当に当社のような文書が必要なのでしょうか。
    他社の文書も当社と同じくらいの量なのでしょうか。
    文書がこんなに多いと、社員が取り組もうという気運も盛り上がらないのです。
審査員:
    規格では最低限の文書化を要求しているものはあります。
    それは、①品質方針と品質目標、②品質マニュアル、③6つの手順(文書管理、
       
記録の管理、内部監査、不適合製品の管理、是正処置、予防処置)です。
       
その他にどのくらいの文書が必要かは、それぞれの企業の判断です。
        貴社の文書を見ると、規格要求以外の項目の規定もありますね。
       
例えば、「マネジメントレビュー実施規定」や「顧客満足度調査実施規定」などです。
    これらの文書は、貴社で必要かどうかです。
社 長:
    管理責任者などに聞いたのですが、「マネジメントレビュー実施規定」や
      
「顧客満足度調査実施規定」など、ここ数年見たことがない規定が多いようなのです。
審査員:
    使っておられなければ不要かも知れませんね。確かに、貴社と同業で同規模の企業と
       
比べると、文書は多いのは事実です。この機会に見直してはどうでしょうか。
社 長:
    是非、見直しをしたいと思います。

ISOの準備段階では、「スムーズに審査を切り抜けよう」、「どうせ文書化するなら、これも作っておこう」という意識が働き、過重な文書化を進めてしまう傾向があります。しかし、運用を2~3年進める中で、企業の実態に合わせて文書の改善を進めることが出来れば良いのですが、それができていない企業が多いのも事実です。今回は、文書のスリム化を検討します。

提案1:品質マニュアルとダブっている下位文書(マニュアル)は廃止しましょう
文書の量が多い企業の規定・マニュアルをチェックすると、品質マニュアルに規定されていることと大差ないものが多くあります。内容がダブっている場合、手順の変更をするときに、不整合を起こすリスクも多くなります。
50人以内の企業では、マニュアルは品質マニュアル1本に集約することを提案致します。
文書管理の手間が格段に減少できます。
提案2:見る必要がない規定・マニュアルは廃止しましょう
「あれば便利だろう」とか「念のために作成しよう」と作成された文書を廃止する勇気を持ちましょう。審査の時に審査員に見せるように要求されない文書は、品質マニュアルに規定されていたり、社内で手順が確立できているものです。
94年版でISOの認証取得をした企業では、規格が要求しているので止むを得ず作成した規定・マニュアルが残っている可能性があります。「この規定・マニュアルは使っているか」確認し、廃止を進めることを提案致します。
提案3:企業にとって重要度の低い項目の規定・マニュアルは廃止しましょう

ISOの規格は、世界のどこの国でも、どの組織でも通用するように、汎用性のある基準を提供しています。その規格を使う企業は、それぞれ企業の必要性に合わせてルール(マニュアルなど)を作らなくてはなりません。全ての項目に同じように規定・マニュアルを作るのは間違いです(審査は通りますが・・・)。自社にとって、規格のどの項目が重要かを社内で検討し、重要度の低い項目の規定・マニュアルは廃止することを提案致します。

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最終更新日 ( 2007/01/12 Friday 11:37:20 JST )
 
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