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2006/10/18 Wednesday 11:53:37 JST
No.428【頭も筋肉。筋肉は鍛えないと役に立たない】-2006.10.18
報告・連絡・相談、いわゆる「ホウレンソウ」の重要性を理解しているひとは、ビジネスマンならほとんどすべての人といっても良いくらいたくさんいますが、その実践者は驚くほど少ないです。

経営に計数が必要だと痛感している人はたくさんいますが、その計数を使いこなしている人は恐ろしく少ないです。


5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)が全ての基本で、やらねばうまくいかないとわかっている人はたくさんいますが、不思議と机の中は乱雑で、かばんのなかもごちゃごちゃの人が多いのはなぜでしょう。

メモの重要性を否定する人は少ないと思いますが、メモを取る人が少ないのはなぜでしょうか。

挨拶がコミュニケーションの基本だと理解し、現場で痛感している人は多いのですが、自ら率先して垂範している人が少ないのは理解しがたい現状です。

でも、おかしなことに、パソコン、外国語、スポーツをマスターするのに、頭だけで理解して実践している人はとても少ないのです。
例えば、パソコンを頭だけでわかったからといって、パソコンができると思う人はいないでしょう。
パソコンは技能系のスキルですから、知識がいくらあっても実技が伴わなければ、役に立たないですね。たとえ、実技ができても、一本足打法と両手を使ったブラインド打法では天地の差があります。日ごろから毎日使っているから次第に早くなり、人の技をみて真似て練習するから、速くなるのです。
つまり練習量と成果は直結しているのです。
皆、異口同音に、
「そりゃあ、練習しなければうまくなりませんよ。やはり練習の差が実力の差に出てきますよね。練習あるのみ。継続は力です」
とのたまうわけです。
それも、ホウレンソウは必要だし、ちゃんとやっていますよ、といっている人がです。

ホウレンソウには必ず相手がいて、誰に報告するのか、何を報告するのか、どのように報告するのかはすべて、相手のTPOに応じて変化します。
ホウレンソウの基本は良い報告と悪い報告の2つあった場合、悪い報告から先にするのが基本です。良い報告は対応が遅くても致命傷にはならないけれども、悪い報告は対応のスピードで会社の命運をわける場合があるため、早くトップの耳に入れて経営判断を促進することが目的です。
緊急の報告の場合は、ほとんどが電話でしょうから、報告を受けるトップの状況がわかりません。
急いでいる場合もあるし、一方的に電話を切ってしまう場合もあります。だから、悪い報告から先に行うわけです。
しかし、トップの顔色を伺いながら、良い報告で機嫌をとってから、悪い報告をするケースが一般的ではないかと思います。
頭でわかっていながらも、実際には違うことを平気でやってしまう。しかもそれが良いやり方だと信じ込んでいる。
つまり、実践で体に身についていないので、役にたっていないのです。

リーダーになった人に心構えを伝えたいとき、私の失敗談を話すことが良くあります。
初めて事業所のリーダーを命じられたときに、上司から「ひとつだけ守れ」といわれたことがあります。
それが、「毎日ホウレンソウ」です。
「報告の時間やスタイルは君に任すが、これだけはやり通せ。
毎日、君が自分の言葉で報告すること
悪い報告から先に報告すること
私(上司)の立場になって報告すること」
なあーんだ、そんなことか。「はい、わかりました」と元気よく返事しました。

翌朝、その上司から電話がかかってきて、
「どうして昨日報告しなかったんだ?」
「昨日は常務(上司)と打合せしましたので、それ以上に報告すべき内容がありませんでしたので」
「だったら、『今日の報告はありません』といえばよいではないか」
「なるほど、わかりました」
其の日から、報告の電話をかけるようにしたのですが、上司も動いていますから、なかなかうまく行きません。そこで、最終的に自宅に電話するようになったのです。
今のように携帯電話が普及しているような便利な時代では有りませんから、上司が自宅に帰り着いたころあいを見計らうとどうしても11時過ぎになります。家族の方にも大変ご迷惑をかけたのではないかと思います。
ある日、一通り報告を終えると上司が一言、
「ところで、この前指示したあれはどうなった?」
「あれはまだ進展していません。」
「なぜ報告しないんだ? 進展していない理由は何だ?」
「私が動いていないからです」
「わかっていればよい。以後、報告してくれよ」
「わかりました」
都合が悪いことをごまかしてしまおうという魂胆が見え隠れしてしまうのです。

このような癖や我流がとれ、良い習慣が身につくまで6ヶ月近くかかりました。
ホウレンソウというスキルをマスターするまで毎日継続的に訓練して、6ヶ月近い時間と練習だとしての上司とそのご家族のご協力が必要だったのです。
リーダーになった人は「そこまでやらなくてはいけないんですか」と聞いてくる。
「もちろんです。これで初級です。中級、上級はさらに高度な練習を積み重ねないとできませんよ。でも、誰でも、訓練すれば必ず上達しますから安心してください」というようにしています。

経営計数もしかり、同じことです。
頭だけでわかるのであれば、学校で学んで知っているはずですから、入社したとたんに力を発揮してよいはずです。知識は材料であり、現場の体験と訓練が調理法で、初めておいしいご馳走になるのです。技を極めてゆくためには、さらに心身ともに訓練が必要になります。
この訓練なしに、「わからない」「難しい」「できない」「大変だ」と嘆いているように思えます。

私の顧問先の社長は規模がいくら大きくなっても、在庫の入出荷を創業以来一日も欠かさず記録しておられますし、ある社長は毎日の売上高、入金高、資金繰り状況をノートに記帳しておられます。
創業以来毎日繰り返し記帳する訓練をしておられる社長はいつも知識や情報が血となり肉となっており、これほど強いことはありません。
 
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