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No.402【すごい成果がでる決め方のノウハウ】-2006.4.19
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2006/03/10 Friday 09:37:25 JST

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業務のIT化を実現したい方

☆ 「ITの有効利用で業務改善」サクセス・ストーリー ☆ 

 ○背景

 ○背景 「サクシードA」様は,従業員50名ほどの製造業者です。
「サクシードA」様では,見積もりの計算,見積もり提出,作業指示など,すべて手書きで作成していました。各工程ごとに,重複する内容でも,再度,別の帳票へ記入しなくてはいけないという非効率が発生していました。

この属人的な仕事の流れをIT導入によって徹底的に効率化する,ということが,IT導入に踏み切られた第一の理由です。

○経過

++ システム分析 ++

作業は,現状システムの問題点と新システムへの要望の確認から始めました。これらを確認するために,各部門のキーパーソンで会議を開催し,意見交換をしました。問題点として浮上した内容は:
  • *       売上・回収状況が1台のPCでしか確認できない
  • *       リモートに位置する工場内の状況が,電話あるいは直接工場へ出向くかしないと不明
  • *       見積書が手書きのため時間がかかる
  • *       伝票を重複して入力しなくてはならない

これらの意見をまとめると,1)ネットワークで各種データや作業の進捗状況を共有したい,2)帳票類をPCで作成し一旦入力したデータを他の帳票でも使用したい,というご要望です。

次に,現状の業務フローの分析から行いました。各部門の責任者から各業務のフローの詳細とその業務で使用する帳票についての説明を受けました。その内容を基に,業務フローチャート作成と,業務の細分化を行い,各業務の最小単位をモジュール化できるように準備いたしました。

++ 概略設計 ++

これらの会議でのヒアリングを基に,システムの概略をイメージとして描きました。この資料を基に,ソフトウエア開発を行っているIT企業様へシステム提案を依頼し,コンペを行いました。デモでのシステム全体のイメージ評価,操作の容易さ,社内開発体制などから判断し,「Bシステム開発」様へ発注を決めました。

++ 詳細設計 と 開発 ++

詳細設計は,「Bシステム開発」開発担当者様と,「サクシードA」社各担当責任様間の打ち合わせを通して行いました。

設計をもとに,プロトタイプの開発を行いました。進捗状況の確認のため,2週間に一度,プロジェクトメンバー全員で会合を持ち,すり合わせを行いました。

この会議では,非常に活発に意見交換が行われました。しかし,皆,現状のシステムで行っていることと同じ事をコンピュータシステムでも行おうとします。つまり,不要な作業やより複雑な手法を取っている作業まで,全く同じようにコンピュータシステムで行おうとするわけです。これらの意見に対して,その工程を再度整理し,より効率的なやり方に導くことがM2Oコンサルタントのメインのお手伝いです。システム開発者の方は,お客様のご要望どおりのシステムを構築しようとしますので,ややもするとお客様と同じ穴の狢になってしますのです。

結局,追加機能が出てきたりなどで工期がだいぶ遅れてしまいましたが,プロジェクトメンバー全員の熱意で,プロトタイプが完成しました。

++ プロトタイプ稼動 と 評価テスト ++

プロトタイプを社内システムにインストールし,本格的にシステムのテストと評価をする準備が整いました。しかし,この時期が「サクシードA」様の繁忙期と重なってしまい,テストが一向に進みません。強制的に何件のデータをいつまでに入力してテストする計画を立てても,まだ,テストが上手く進みませんでした。この点はM2Oの反省点で,「やってくだいね」とばかり言っておらずに,自ら出向いて,一緒にテストをしてみれば良かったと反省しています。

○結果

工期が大幅に伸びてしまったことは最大の反省点ですが,素晴らしいシステムが完成しました。LotusNotesで入力全般の管理を行うため,入力画面に一貫性があり,とても操作しやすいシステムです。また,見積・販売・受注に関するデータは,ERPパッケージで管理しており,信頼性に優れます。生産管理も,本社とリモート工場をネットワークで結んだことにより,スムースに進むようになりました。

最終更新日 ( 2007/11/19 Monday 14:39:08 JST )
 
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