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No.389【ワクワク・ウキウキ・向上ノウハウ】-2005.1.18
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No.349【実り多い会議にする方法】-2005.3.30 プリント メール
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2006/06/08 Thursday 11:33:16 JST
No.349【実り多い会議にする方法】-2005.3.30


会議のない組織はないというほど、どこの会社も団体もチームも会議をよく行います。
会議の進め方も、その目的や参加者やリーダーによってさまざまな会議があり、自己流もあれば、コンサルタント会社が指導しているものまで様々です。

ほとんどの場合、社長の独演会か、マンネリ化した型どおりの会議か、声の大きい人が場を仕切って終わりです。会議・ミーティング・プロジェクト・講演会や社員教育と区別がつかなくなっていたり、議事録を国会答弁並みにテープ起こしをして詳細に作成したり、1時間以内にテキパキと要点を絞ってリズミカルに終わる場合もあれば、時間の長さで充実感を感じたりする場合もあり、まさに十人十色、十社十様です。

下記は会議に関する20項目のチェックリストです。該当するものを選んでください。

  • 会議は社長の独演会で、社長以外に話す人は数人しかおらずほとんどが聞き役に回っている
  • 議題が決まっていないため、話があちこちに飛び、まとまりがない。
  • 議事録を取らないために、何が決まったのかよく分からない。
  • 決めるのは得意だが、継続性がないので、いつも実行される事がない。
  • 終了時間が決まっていないので延々と続く事が少なくない。
  • 時間通り始まる事がないし、参加者も遅刻や欠席が多く集まりが悪い。役割分担も不明確でなんとなく始まりなんとなく終わる。
  • 議事録があるにもかかわらず、前回決定事項の結果や進捗を確認せずに、会議に入る。
  • 司会者が議事進行ではなく発言者になってしまっている。
  • 現場や現物やデータによる具体的な話がなく、抽象的で主観的な発言がおおい。
  • 意見が対立するような緊迫した雰囲気はここ数年経験していない。
  • 問題があることを報告するのを嫌う風潮がある。
  • 会議というより一方通行の報告会だ。
  • 難しい問題や時間がかかる問題は先延ばしになり、いつの間にか議題にものぼらなくなる。
  • 会議のなかで、議題とは関係のない仕事をしたり、インターネットを見たりしている人がいる。
  • ひそひそ話や私語が多く、会議に集中できない。
  • 一旦話し出すと、要領の得ないことを長時間発言する。しかし誰も聞いていない。
  • 時々、会議の目的が分からなくなることがある。
  • 会議中、喫煙は自由なので煙たくてしようがない。
  • 各部門が詳細な資料を全員に配布するので、毎回30枚以上の資料がたまり、すぐにファイルが一杯になる。
  • 会議で発言した内容が、すぐに経営陣に伝わり、うかつに発言できない。

あなたはいくつあてはまりましたか。
5項目以上あれば、会議のあり方を見直したほうが良いでしょう。10個以上だと「貝議」や「懐議」になっているかもしれませんね。やればやるほど悪い方向に進んでいく可能性があります。会議の目的を見失ってしまっているのです。会議は衆知を結集する場所ですので、脚色することなく事実をあるがままに報告し、皆で共有することで智恵を出し合い解決策を模索し、問題を解決する場です。
当然、莫大なコスト、具体的には
参加者×(会議時間+会議準備時間)×時間コストを使っているので、生産性をあげて実りある会議にしなければなりません。
実りある会議とは、参加者が前向きに会議に取組み、問題解決のためのアイデアを出し合い、そのアイデアに優先順位をつけて、皆が合意できることが前提です。そうでなければせっかくすばらしいアイデアも実行されなかったり、実行されても成果があがらない場合が多いのです。
その気になっていない人をその気にさせるのがリーダーの役目ですが、これが、なかなか手ごわくて、余裕がないと忍耐強くフォローすることもできませんので我慢のしどころです。

◆ 問題解決には必ず対立が起こる

問題とは「誰かが被る不利益」です。その不利益は物理的・経済的・時間的・心理的な実害を伴うもの、または実害が予想できるものも含まれます。
不利益を解消するために、対策を打ち出します。その対策は利害関係者に何らかの犠牲を強いなければなりません。そこには必ず対立が起こります。
この対立の解消が問題解決というのですが、対立解消のときに注意する事は「WIN-WIN関係」になるように工夫することです。

「会社の利益が出ていないので、経費削減する。ついては通信費、特に携帯電話料金の会社負担を基本料金のみとする」
携帯電話を業務で使っているのはほとんどが営業である。工場は業務で使うことはほとんどない。
営業からは当然のように「経費削減=携帯電話料金削減はおかしい」と反発が出る。
それでも強引に実行すれば、表面的には通信費の削減という成果が現れる。
しかし、モラールダウンと売上低迷という副作用を伴い、「WIN-WIN関係」にならない。
経費削減する方法を会議で取り上げ、問題を共有する事によって、どのような方法があるか智恵を出し合うプロセスが極めて重要です。その結果として、通信費の削減が選ばれ、携帯電話料金を下げる具体策を営業も含めてプロジェクトを組んで検討するという対策なら、だれからも文句は出ない。
つまり「WIN-WIN関係」が成立したことになります。

◆ 成果の上がる会議の提案

会議を成功させるためには守らねばならない次のような原理原則があります。

1. 開始時刻、終了時刻が明確にし、厳守する
2. 議事録は原則としてA4サイズ1枚に簡潔に箇条書きでまとめる
3. 私語は厳禁。発見したら注意する
4. 携帯電話はマナーモードに設定する
5. 発言の独り占めをさせない
6. 会議の目的や達成すべき成果を明確にする
7. 違う考えを受け入れ、発言をさえぎらず、人の話を良く聞く
8. 役割分担を明確に決める
9. 全員発言を原則とする
10. 議事録で決定事項を確認し、会議運営の成果と反省を行う

会議のリーダー(司会、議長)は運営のプロとして様々な手法を勉強し、場を読む訓練をする事をお勧めします。対立が発生したときの対処法等原理原則がありますので、これらの技法をマスターするだけでも大きな業績貢献になること間違いなしです。

 
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