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2017/04/13 Thursday 11:24:03 JST

No.960 ≪残業しない仕事術≫-2017.4.13 目加田博史

 

統計的にも、心理的にも、現実的にも完全な売り手市場になっているのが、求人市場です。
正社員、契約社員、パート社員のいずれを見ても「募集しても反応がない」「待遇を良くしても応募がない」という声を良く聞きます。派遣社員の導入に切り替えた企業も多いことでしょう。しかし、派遣会社では、登録社員が少なく、要望があっても、応えられないのが現状です。結局、今いる人が、業務をこなすことになるので、必然的に残業が増える構造があります。ストレスがたまり、精神生活に影響を与えます。

この現象は、すべての会社にとって、きわめて大きなチャンスをもたらします。業務を見直し、効率を追求し、生産性をあげるには絶好の機会だからです。
「忙しい人ほど早く帰る」「仕事は忙しい人に頼め」とよく言われますが、これは真実です。役職や年齢にかかわらず、多忙を極めている人を見ると、残業は少なく、公私ともに楽しみながら、ゆったりと余裕を持って働いています。額に噴き出る汗を拭きながら、せわしく、夜遅くまで仕事をしている人にはあまり出会いません。
彼らには共通項があります。これを10項目にまとめてみました。

1.「TO DOリスト」を持っている。やるべき仕事をリストアップし、今日すべきことを10項目に絞り、明日やればよい仕事はやらない。仕事の難易度にもよりますが、基本的には1~2週間の先行管理を行っています。新規の企画については6か月先行で進めています。

2.朝が早い。6時ごろには仕事に集中できる環境を自ら作り出している。6時から9時の3時間は、だれにも邪魔されずに集中できる時間ですので、集中しないとできない仕事をやっています。おそらく、一日のやるべき仕事の半分はこの時間に終わっていると思います。

3.コマ切れの時間の活用がうまい。誰でも、分単位で予定が入っているわけではありません。5分~10分の細切れの自由時間は1日当り10回以上あるものです。人を喜ばすような5分でできる仕事を常に持っていて、この時間にやるのです。例えば、お礼状を書く、お礼の電話をいれる、TODOリストを整理する、手帳を整理する、本を1ページ読む等です。

4.仕事の制限時間を決めている。この仕事はどれぐらいの時間をかけるか、最初に決めて、時間内に終わらせるのです。例えば、30分とすると、時間内に済ませるために、スマホでアラームをセットするとか、砂時計を置くとかして工夫しています。

5.メール返信を簡潔にする。手紙のような返信メールを書くと、時間がとてもかかります。また、受け取った人も読むのに時間がかかり、相手の効率も悪くしてしまいます。1行ベストのルールで十分です。気になれば、電話を入れれば、1分程度で、気持ちも伝わり、信頼感も飛躍的に高まります。

6.ネット検索よりも専門家に聞く。意外と時間を取っているのが、調べ物をする時のネット検索です。今はキュレーションサイトも増えて便利ですが、内容が正しいかどうかは疑問です。おおよその見当をつければ、社内外の専門家に電話するなり、食事するなり、会うなりする方が、ずっと正確で、早く、仕事が進みます。うまくゆけば、まとまった情報を提供してくれます。

7.一人になる時間を作る。職場で一人になれる場所は、トイレです。ここで数分間、モードを切り替えたり、雲隠れしたりする時間を持つことで、モチベーションを高めることができます。

8.完璧を求めない。これが最も大事です。仕事に完全・完璧は必要ですが、すべての仕事に必要なわけではありません。例えば、提案書作成のような仕事なら、100時間使っても不十分ですし、1時間でも十分です。完璧を求める心は持ちながら、時間の使い方としては、醗酵機能を利用することです。一晩眠っている間にアイデアも醗酵して程よい仕上がりになります。もっと、レベルアップを目指すなら、編集して、また醗酵させるのです。

9.コミュニケーションをとる。ほとんどの仕事は、チーム作業です。チームはコミュニケーションをとらねば機能しません。コミュニケーションは、和顔愛語の声掛けで、信頼を構築するプロセスです。短くても回数を重ねることです。長時間かけて1回で済ますより、5分を12回やる方が、数十倍の成果が上がります。

10.やりたいことを持つ。残業せずに仕事を終えて帰社するには、やりたいことを持っていることです。早く帰れといわれるので、不本意ながら、いやいや帰ったのでは、仕事の効率はおろか、モチベーションも上がらず、ストレスがたまります。ポジティブに早く帰ることが大事です。そのためには、やりたいことがそこになければなりません。子供と一緒に遊ぶとか、友人と食事に行くとか、自己啓発の勉強をするとか、教室に通うとかです。

 

「○○するために、残業しない。しかし、目標は達成する」とまず決めてみてはいかがですか?

 
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